[STOEVERS]

Man muss sich Schablonen machen, damit ein DMS automatisch verschlagworten und ablegen kann. Das habe ich z.B. für meine Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Rechnungen gemacht. Das DMS muss Bereiche auf den Dokumenten kennen, wo es spezifische Informationen finden soll. Das muss man dann vorher definieren. Der nicht triviale Aufwand muss sich aber - daher zurecht die Fragestellung -„lohnen“.

Sonst muss man die Verschlagwortung händisch machen, um die Ablage anschließend automatisch vornehmen lassen zu können.

Für private Zwecke - ich habe zugegeben nebenbei noch ein kleines Gewerbe - würde ich sonst alles nur Einscannen und in ein Verzeichnis ablegen lassen. Im Hintergrund sorgt die OCR Erkennung für die Grundlage zum Suchen und Finden von Unterlagen.

Wichtig für mich ist der „innere Schweinehund“, der einem sagt, „och nö, jetzt den Rechner anmachen, scannen über Multifunktionsgerät dauert ja auch - nee, das mache ich lieber am Wochenende!“ —> dann bleibt das nämlich liegen.

Das muss schnell gehen! Und das klappt nur mit gutem Dokumentenscanner...

[HaPeKa]

Und genau das geht ganz gut mit dem Brother ADS-2700W und einer Synology. Da muss der PC nicht laufen, landet alles in einem Scan Directory. Und wenn die Synology neueren Ursprungs ist und das Docker Paket installiert werden kann, geht auch die Texterkennung und das Erstellen des OCR Layers mit synOCR automatisch.

Ich denke, für private Zwecke schon recht professionell

Mit der Durchsuchbarkeit ist es dann wieder etwas schwieriger. Die Indizierung von Windows funktioniert nur auf lokalen Laufwerken (inkl. ext. USB Laufwerke), nicht auf Netzwerklaufwerken, da müsste man dann auch noch etwas frickeln ...

[bjoern_krueger]

Moin!

Also ich hab's jetzt so weit geschafft:

Zwei Profile angelegt:

• Profil "SAMMEL Stapel" sorgt dafür, dass der eingelegte Papierstapel als eine einzige mehrseitige Datei eingescannt wird

• Profil "SAMMEL Einzeldateien" sorgt dafür, dass jede Seite des eingelegten Stapels als jeweils separate Datei eingescannt wird.

• Die Scantaste am Gerät führt das erste Profil aus.

• Die Scandateien landen in einem freigegebenen Ordner auf meiner Synology. Dazu muss mein Rechner nicht eingeschaltet sein.

Funktioniert sehr gut.

Ich werde jetzt noch ein paar weitere Profile anlegen, es gibt ja durchaus einige Schnelltasten, auf die man die Profile legen kann. Da könnte man schon eine grobe Vorsortierung drüber erreichen.

Vielleicht ein Profil für Schreiben von Versicherungen, eins für Rechnungen, eins für Bank-Zeuchs etc.

Jedes Profil könnte die Dateien in einen separaten Eingangsordner speichern, das wäre leicht zu machen.

Die ganze OCR-Erkennung und Durchsuchbar-Machung (was für ein Wort) würde ich über eine Software machen, die ich von Zeit zu Zeit auf dem PC über die freigebenen Ordner, in denen die Roh-Scans liegen, drüberlaufen lassen.

Da gibt es auch günstige Software, die das kann, aber da bin ich noch am Anfang der Recherche.

Leider funktioniert das von HaPeKa geschilderte Verfahren mit meiner DS715 ja nicht, und da jetzt noch Kohle zu investieren, weiß nicht, ob sich das lohnt.

Wie schon jemand schrieb, wenn erstmal der Grundzustand hergestellt ist, ist der tägliche Aufwand eher gering. die zweidrei Briefe, die da im Schnitt pro Tag kommen, sind in wenigen Minuten gescannt und abgelegt.

Der Große Aufwand liegt in der initialen Digitalisierung der ganzen bestehenden Dokumente. Da werden wohl einige Abende bei draufgehen.

Aber ich wette, wenn das fertig ist, ist das ein echt guuuuuutes Gefühl!

Euch allen nochmal danke für die rege Beteiligung in diesem interessanten Thread. Hätte gar nicht gedacht, dass das auf so viel Interesse stößt, in einem Foto-Forum!

Mein Dank soll jetzt aber nicht bedeuten, dass die Diskussion zuende sein muss, ganz im Gegenteil, ich freue mich über weitere Tipps und ERfahrungsberichte.

Viele Grüße,

Björn

[bjoern_krueger]

Ach so, noch zu dem Problem mit den langen Bons: er zieht den Bon ganz normal ein, doch kurz vor dem Ende hält er an, und gibt die Meldung aus, es sei zu einem Papierstau gekommen, und ich solle die Klappe öffnen, um den Stau zu beseitigen.

Es ist aber kein Papierstau vorhanden, es steckt einfach nur das letzte Stück des Bons noch im Gerät.

Komisch, irgendwo habe ich meine ich gelesen, dass das Gerät praktisch endlos einscannen kann, es war die Rede von einer maximalen Länge von über 5000 mm also über 5 Meter! OK so lang wird wohl kein Bon der Welt sein, aber einen halben Meter schafft man schon mal. Aber wohl doch eher selten, und meist ist da immer noch Werbung unten dran, die kann man abschneiden, und dann sollte es eigentlich in 95% der Fälle funktionieren.

Ich finde das Gerät eigentlihc ziemlich gut, es frisst sogar Kreditkarten, Visitenkarten, ganz kleine Kassenbons, und man kann das alles einfach in den Einzug legen, ohne irgendwas einzustellen. Das ist schon sehr praktisch.

Wenn das jetzt noch mit den überlangen Bons irgendwie zu lösen ist, bin ich eigentlich restlos zufrieden (und das will schon was heißen!)

[steve.hatton]

Vielleicht gibt es eine besondere Voreinstellung für ellenlage Bons ?

[HaPeKa]

Wenn du mal das Gerät in den 'normalen' Betrieb überführst, dann wirst du sehen, dass die Default-Einstellung für die Scan-Taste am besten auf 'Sammel Stapel' ist, wie du's gemacht hast. Sind 2-3 Dokumente zu scannen, dann machst du das nacheinander, ist keine grosse Sache.

Zu den überlangen Bons: Du kannst den auch an einer passenden Stelle auseinanderschneiden und die beiden Teile als Stapel scannen. Dann hast du halt ein Dokument mit 2 Seiten ... who cares ...

[bjoern_krueger]

Das mit dem Auseinanderschneiden ist natürlich eine sehr einfache, intuitive und vollkommen problemlösende Idee!
So werde ich das machen. Man könnte die beiden Teile vielleicht sogar nebeneinander in den Einzug legen, hab ich aber noch nicht probiert, ob der Scanner das akzeptiert.

[STOEVERS]

Zitat von HaPeKa

Und genau das geht ganz gut mit dem Brother ADS-2700W und einer Synology. Da muss der PC nicht laufen, landet alles in einem Scan Directory. Und wenn die Synology neueren Ursprungs ist und das Docker Paket installiert werden kann, geht auch die Texterkennung und das Erstellen des OCR Layers mit synOCR automatisch.

Ich denke, für private Zwecke schon recht professionell

Mit der Durchsuchbarkeit ist es dann wieder etwas schwieriger. Die Indizierung von Windows funktioniert nur auf lokalen Laufwerken (inkl. ext. USB Laufwerke), nicht auf Netzwerklaufwerken, da müsste man dann auch noch etwas frickeln ...

Ja - mit der Lösung sollte es ganz gut gehen. Der Brother ist von den Daten her schon ganz ordentlich. Ich habe mal vor Jahren für meinen Kodak einen 4-stelligen Betrag zahlen müssen. Da hat sich auch schon einiges getan...

[bjoern_krueger]

Zitat von HaPeKa

Bin grad auf eine interessante Möglichkeit gestossen, da du ja auch eine Synology einsetzt.

Die Synology kann über einen Dockercontainer (OCRmyPDF) PDFs durchsuchen und mit einem OCR Layer versehen. Dazu gibt es dann das Paket synOCR, das eine GUI für die Konfiguration von OCRmyPDF bereitstellt. Hab's grad mal ausprobiert.

Die Installation ist denkbar einfach:

1) Docker über das Paket Zentrum installieren
2) synOCR runterladen und über das Paket Zentrum manuell installieren
3) synOCR Starten und in der in der Konfiguration Eingabe- und Ausgabe-Ordner definieren

Das Docker Image OCRmyPDF muss nicht selber installiert werden, wenn es nicht vorhanden ist, lädt synOCR es bei der ersten Verwendung selber ...

Dann läuft das schon. In der Konfiguration kann man auch zu suchende Tags definieren, die für das Umbenennen der Datei genutzt werden sollen. Enthält das Dokument 'Rechnung' auf der ersten Seite, so kann das Dokument mit Rechnung im Dokumentennamen abgespeichert werden.

Vielleicht magst du dir das mal anschauen, scheint wohl ziemlich umfangreich zu sein, wenn man sich einarbeiten mag

Die Infos habe ich hier gefunden

Welche DS hast du? 218+? Ich hab ja die 715, das ist so ein bisschen ein Sondermodell, und besonders schnell bei der Konvertierung der Vorschaubilder bei Verwendung der Photostation.

Das wäre mir bei einer eventuellen neuen DS Audi wieder wichtig.

[HaPeKa]

Vor wenigen Wochen wurden ja die neuen Synology DS220+ und DS720+ released, mit deiner vergleichbar, einfach 5 Jahre neuer und daher mit neuster Softwaretechnologie.

Die Plus Modelle haben die beste Performance, auch bezüglich der Vorschaubilder ...

Ich habe eine DS218+ und eine DS3615xs im Einsatz ...