[bjoern_krueger]

Moin Leute!

Hier mal ein Thema, was nun gar nichts mit Fotografieren zu tun hat, aber dafür ist dieser Bereich ja gedacht.

Da ich gerne ausführlich schreibe, stelle ich vorab die Frage, danach beschreibe ich dann die Hintergründe. So kann der Leser gleich entscheiden, ob er sich den langen Text antun will oder nicht.

Also die Frage lautet:
Gibt es eine Software, mit der man relativ einfach seine privaten Dokumente (Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Verträge etc.) einscannen und verwalten kann?

Das Programm soll mich dabei unterstützen, die Flut an Dokumenten zu strukturieren und durchsuchbar zu machen.

Es darf auch ruhig etwas kosten (max 100€), das ist es mir auf jeden Fall wert. Lieber zahle ich etwas, als mich über nervige Werbung zu ärgern. Außerdem gibt es dann eher einen Support als bei Freeware-Software.

Ich habe natürlich schon selbst recherchiert, es gibt sehr viele sog. Dokumenten Management Systeme (DMS), die genau für diesen Zweck geschaffen sind. Allerdings ist die Auswahl wie immer sehr unüberschaubar. Es gibt für die meisten Programme kostenlose zeitlich beschränkte Testversionen, aber wer hat schon Zeit, mehrere Programme auszuprobieren?

Daher hoffe ich, hier vielleicht jemanden zu finden, der mit sowas schon Erfahrung hat, und mir einen entsprechenden Tipp geben kann.
Wir Fotografen sind ja von Natur aus eher strukturierte Menschen, sonst würden wir ja unsere Fotos nicht wiederfinden. Daher könnte ich mir vorstellen, dass ich nicht der einzige bin, dem regalmeterweise Ordner auf den Geist gehen.



So, nun noch ein paar Details:
Die Grundlage für alles ist ja erstmal, dass man die Dokumente digitalisiert.
Einen dafür geeigneten Scanner (Brother ADS1700W) habe ich mir heute gekauft. Der ist sehr kompakt, kann in einem Rutsch beidseitig scannen (ca. 25 S/Min), hat einen automatischen Einzug und er lässt sich per WLAN auch ohne PC betreiben.
So ist es leicht möglich, ohne PC Dokumente zu scannen, und diese gleich in einem Netzwerkordner abzulegen, wo sie dann später verarbeitet werden können.
Dafür würde ich meine Synology NAS nehmen, oder einfach einen USB-Speicher an meiner Fritzbox. Darauf kann man sehr leicht zugreifen, ohne groß was konfigurieren zu müssen.

Die Digitalisierung erfolgt nun in zwei Schritten:
1.)
Digitalisierung der vorhandenen Dokumente (ca. 20 prall gefüllte Ordner)
Das wird eine Fleißarbeit, muss aber gemacht werden. Das bietet auch gleich die Gelegenheit, den ganzen Kram mal auszumisten.

2.)
Erfassung von neuen Dokumenten
Ich stelle mir das so vor:

• Es kommt ein Brief per Post

• ich öffne den Brief, lege ihn in den Scanner und scanne ihn ein. Da das ohne PC funktioniert, sollte das in Sekunden erledigt sein

• Der Brief landet automatisch im Netzordner

• Das Original landet im Müll (evtl. vorher noch in einer Ablage, falls beim Scannen was schief gegangen ist)

• irgendwie 1x pro Woche schaue ich in den Netzordner, und lege die Dokumente entsprechend ab, bzw. die Software macht das.

Grundsätzlich könnte man die gescannten Dateien natürlich einfach mit einem sprechenden Namen versehen und in einen passenden Ordner ablegen.
Aber mittels der gesuchten Software sollte das besser und komfortabler funktionieren.

Folgende Funktionen würde ich mir wünschen:

• das Allerwichtigste: Komfortable Kategorisierung

Wichtig wäre, ein Dokument mehreren Kategorien zuordnen zu können. Ein Brief von der KFZ-Versicherung passt sowohl zu "Versicherungen" als auch "Auto".
Kategorien sollten auch verschachtelt werden können, also z.B. "Auto > Versicherungen" oder "Versicherungen > Auto".
Im Grunde würde es reichen, alle Dokumente physisch in einen einzigen Sammel-Topf zu speichern, und mit Verweisen zu arbeiten. Also einfach ein Dokument per Maus auf seine Kategorie(n) ziehen, wo dann Verweise auf das Dokument erstellt werden.
Dieser Sammeltopf wäre dann das Netzlaufwerk, in den der Scanner die Dateien schiebt.
Das Programm müsste dann im Sammeltopf die noch nicht zugeordneten Dokumente hervorheben oder irgendwie separat darstellen. Das ginge auch über einen Filter "unzugeordnete Dokumente" oder so ähnlich.

• Durchsuchbarkeit

so wird die Rechnung des alten Druckers schnell gefunden, auch wenn man nicht mehr weiß wann und wo man ihn gekauft hat

• Schlagworte

bei ordentlicher Kategorisierung eigentlich nicht unbedingt nötig


Wie gesagt, es darf gerne etwas kosten, ich will nur nicht mehr dicke Ordner durchsuchen und so viel Platz und Lebenszeit verschwenden.

Jemand ne Idee?

Danke und viele Grüße,

Björn

[duffy2512]

Hallo !

Das papierlose Büro ist genauso realistisch wie das papierlose WC.
Wobei ich glaube, daß es im privaten Umfeld eventuell etwas einfacher ist.
Zu beachten ist hier ob es sich um Dokumente handelt, die nicht veränderbar gespeichert werden müssen , oder ob man nach dem Scan das Original vernichten kann.

Wenn du googles wirst du viele Optionen finden.

z.B.: https://praxistipps.chip.de/dokument...ergleich_30457

[rudluc]

Beim Mac gibt es "DevonThink".

Was du dann auf jeden Fall brauchst, ist eine leistungsfähige Texterkennung, die über die gescannten Dokumente im PDF-Format eine durchsuchbare Textebene legt.
Und dann sollte ein leistungsfähiges Such- und Filtersystem enthalten sein, welches Dokumente nach verschiedenen Kriterien (enthaltene Schlüsselwörter, Datumsangaben, Chronologie) sortiert und zuordnet.
Und zuletzt müsste der Datenbestand noch zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert werden.

Was ich ebenfalls (plattformübergreifend) empfehlen kann ist Evernote!

[bjoern_krueger]

Moin!

Es sind ausschließlich Dokumente, die nicht verändert werden.
Also z.B. Rechnungen aller Art, Informationen von der Bank, Strafzettel , Schreiben von Versicherungen, etc.

Also all das Zeug, was sich über die Jahre in Ordnern so ansammelt, die dann im Regal stehen und verstauben

Das Original kann in den allermeisten Fällen nach der Digitalisierung vernichtet werden, es sei denn es handelt sich um irgendwelche "offiziellen" Schriftstücke, die man "in echt" aufbewahren muss.

Ich will einfach Ordnung in meinen Kram bringen. Allein schon der Gedanke, was passiert, wenn mir mal was zustößt (mit Mitte 50 nicht ganz abwegig...). Dann die entsprechenden Unterlagen zu finden, wird für die Hinterbliebenen schwierig.
Ich weiß, sowas sollte man gut in Ordnung haben, und daher will ich da ja auch ran.

Was ich aber nicht benötige ist eine Versionsverwaltung, Prozesssteuerung, oder sonstige Funktionen, die man nur in einer Firma benötigt.

Ich will einfach nur die Papierflut und die ganzen Ordner loswerden.

Viele Grüße,

Björn

[Alzberger]

Hallo,

ich habe seit 2011 ein papierarmes Büro, geschäftlich und privat.
Ich mache das mit einem Canon Lide 400.
Auf der Festplatte habe ich Ordner, z.B. Bank, Versicherung.
Die Unterordner sind die Jahreszahlen.
Wichtig ist für mich die Aussagekraft des Dateinamen:
Im Pfad Auto/2017 finde ich die 170504_TÜV_158.pdf
Am 4. Mai 17 habe ich 158 € für den TÜV bezahlt.
Ich habe noch nie etwas lange gesucht.
Meine Steuerberaterin liebt mich; wenn sie etwas möchte, hat sie es ruck-zuck.

Grüße

[bjoern_krueger]

Vielen Dank erstmal für Dein Posting!

OK, Du machst also die Variante mit der Ablage in einer Ordnerstruktur und sprechenden Dateinamen und ohne irgendwelche Tools.

Das hatte ich zunächst auch gedacht, aber so ein Tool kann ja auch hilfreich und unterstützend sein.
Andererseits aber auch "mit Kanonen nach Spatzen schießen". Denn, hat man sich erstmal auf so ein Tool festgelegt, und das wird irgendwann eingestellt, und nicht mehr unterstützt, dann steht man dumm da. So eine Ordnerstruktur funktioniert immer.

Mal sehen wie es sich so entwickelt, Deine Vorgehensweise ist ja immer noch möglich.

Viele Grüße,

Björn

[Alzberger]

Zitat von bjoern_krueger

Mal sehen wie es sich so entwickelt, Deine Vorgehensweise ist ja immer noch möglich.

Ich lese hier interessiert weiter mit; bis vor wenigen Minuten wußte ich gar nicht, dass es Tools für so etwas gibt.

Grüße

[HaPeKa]

Ich handhabe das ähnlich wie mein Vorschreiber. Zum Scannen nutze ich einen Brother ADS-2700W, der zweiseitig und alle Formate, auch Kassenzettel und Visitenkarten scannen kann. Scans gehen ohne PC direkt auf ein Directory auf der Synology NAS.

Obwohl das möglich wäre, verzichte ich auf die OCR Beabeitung, die Ablage erfolgt durch die Namensgebung des Dokuments in Ordner wie "Auto", "Bank", "Gesundheit", "Haushalt", "Steuern" usw. In diesen Ordnern wird dann einmal im Jahr alles in einen Unterordner geschoben, z.B. "2019".

Wichtig ist die Namensgebung des Dokuments, z.B. "20200818 - KStV - 2. Rate 2020", das hilft dann bei der Suche.

Da ich zudem mit der Banana Buchhaltungssoftware arbeite und dort jede Ausgabe sofern vorhanden mit einem Beleg verlinke, finde ich das meiste, was ich suche, auch über die entsprechenden Konten in der Buchhaltung.

Ich habe mich vor Jahren, als ich auf dieses System umgestellt habe, auch mit verschiedene Dokumentenverwaltungssysteme auseinander gesetzt, mich für den Privatgebrauch aber dagegen entschieden. Eine Handvoll Dokumente / Belege pro Tag sind mit etwas Disziplin problemlos zu schaffen. Was auch immer überschätzt wird: Es kommt extrem selten vor, dass man was Wichtiges länger suchen muss.

[bjoern_krueger]

Moin!

Mir scheint auch fast, dass das einfache Ablagesystem in eine Ordnerstruktur mit sinnvollen Dateinamen ausreichend ist. In jedem Fall besser als das Stapeln in zig Papierordnern.

Ein Tool mit den genannten Funktionen wäre zwar schön, aber es hat auch Nachteile (wie ich vorher schon geschrieben hatte).

@HaPeKa
Der von Dir genannte Scanner (Brother ADS-2700W) scheint ja der große Bruder von dem zu sein, den ich bestellt habe (ADS 1700W).
Du schreibst, er scannt auch Kassenzettel, was interessant ist. Gehen auch so ellenlange IKEA-Bons? Die sind ja gerne mal einen halben Meter lang und aus extrem dünnem Papier. Sowas lässt sich kaum sinnvoll einscannen, es sei denn man schneidet die Bons in 30cm lange Stücke und packt die Stücke nebeneinander auf den Flachbettscanner.
Und Kassenzeittel einzuscannen ist ja durchaus ein häufiger Fall. Die Dinger bekommt man ja beinahe täglich, und sie stapeln sich im Portemonaie...

Der 1700W soll das nämlich nicht können, insofern wäre es eine Überlegung wert, den größeren zu nehmen, zumal er nur ~50€ teurer ist. Allerdings ist er auch deutlich größer.

Danke und viele Grüße,

Björn


EDIT:
Hab gerade gesehen, der 2700er kostet doch nen Hunderter mehr, Dein Link verweist auf eine Schweizer Seite

[Alison]

Ich würde in jedem Fall die OCR beim Scannen mitlaufen lassen - das kostet nichts und eröffnet eine weitere Möglichkeit sogar mit der Windowssuche Sachen zu finden.

Wenn es wichtig ist würde ich bei der Auswahl des Scanners darauf achten, wie gut die Funktion implementiert ist.