[bjoern_krueger]

Das funktioniert aber nur, wenn man den Scan über den PC durchführt, weil die Erkennung von einer Software durchgeführt wird, die natürlich auf dem PC läuft.
Im standalone-Betrieb geht das nach meinen Informationen nicht. Aber vielleicht kann man die Erkennung ja auch nachträglich über die eingescannten Dokumente im Stapelbetrieb drüberlaufen lassen.

[HaPeKa]

@Björn

genau deswegen habe ich ihn gekauft, der scannt auch die langen Kassenzettel. Wenn man eine Buchhaltung führt, will man die auch gescannt haben. Schön ist auch, dass man am Scanner nichts einstellen muss, nur den Zettel einigermassen gerade halten, den Scanknopf drücken, und schwupps, weg ist er

Das mit der OCR Software ist so eine Sache. Die OCR Erkennung läuft ja nicht im Scanner sondern in der zugehörigen Software auf dem PC. OCR einfach mitlaufen lassen geht dann nur, wenn der PC läuft. Ich scanne aber auch, wenn der PC nicht läuft oder wenn ich keine Musse habe, am PC zu sitzen. Und wie gesagt, ich komme mit der Ablage zurecht. Ich mag mich nicht erinnern, dass ich mal nach einem Wort hätte suchen müssen, in einem Dokument, von dem ich nicht mehr weiss, worum es ging und in wann etwa ich es abgelegt habe.

Aber klar, wenn der Scanner das von sich aus könnte, würde ich es auch mitlaufen lassen.

[bjoern_krueger]

Das klingt interessant.
Gerade neulich war ich wieder bei Ikea, die Bons sind der Wahnsinn...

Ich werde mal versuchen, ob der 1700er das auch schafft, wenn nicht, kann ich ja überlegen, den 2700er zu kaufen. Macht den Kohl dann auch nicht fett.

Nochmal zu der OCR-Variante:
Ist es nicht möglich, per Stapelverarbeitung alle Dateien in einem bestimmten Ordner in durchsuchbare pdfs umzuwandeln? Bei Brother ist ja eine OCR-Software dabei, kann die das vielleicht sogar?
Ich finds schon charmant, wenn man die Dokumente durchsuchen könnte.

[Alzberger]

Zitat von bjoern_krueger

Ich finds schon charmant, wenn man die Dokumente durchsuchen könnte.

oder eine Email Adresse anklicken kann.

Grüße

[HaPeKa]

Zitat von bjoern_krueger

Nochmal zu der OCR-Variante:
Ist es nicht möglich, per Stapelverarbeitung alle Dateien in einem bestimmten Ordner in durchsuchbare pdfs umzuwandeln? Bei Brother ist ja eine OCR-Software dabei, kann die das vielleicht sogar?

Kann ich dir nicht sagen, habe die OCR Software und die im Lieferumfang enthaltene Dokumenten-Management-Software (Paper Port von Nuance) nicht installiert ...

Die Software kann man hier downloaden, weiss nur nicht, ob man eine Serienummer braucht, um sie starten zu können.

[bjoern_krueger]

Moin nochmal!

Also ich hab jetzt einiges gelesen, auch Youtube-Videos angeschaut, und ich glaube, ich werde erstmal die "sinnvolle Dateinamen in Ordnerstruktur"-Variante machen.

Dazu habe ich mir folgendes überlegt:

Als Zielverzeichnis für den Scanner richte ich einen Onedrive-Ordner ein.
Falls das nicht ohne PC geht, nehme ich als Ziel einen Ordner meiner Synology NAS, und synchronisiere diesen Ordner mittels Synology CloudSync nach OneDrive.

Der OneDrive-Ordner steht mir auch auf dem PC lokal zur Verfügung (nach der Synchronisation) sodass ich jederzeit auch offline dran kann.

Dann gehe ich die Dateien von Zeit zu Zeit durch, benenne sie sinnvoll um und schiebe sie in einen Unterordner namens "kategorisiert", oder so ähnlich.
Dadrin bleiben die umbenannten Original-Dateien dann liegen.

Dann baue ich mir eine Ordnerstruktur, und in die einzelnen Ordner lege ich Verknüfpfungen auf die Dateien ab. So kann ich meine besagte Rechnung von der Auto-Versicherung in "X:\Ablage\Auto\Versicherung" und zusätzlich auch in "X:\Ablage\Versicherungen\Auto" und meinetwegen auch noch "X:\Rechnungen\2020\Auto" gleichzeitig ablegen (bzw. Verknüpfungen darauf).

Die Originaldokumente lassen sich mit der Windows-Suche auch inhaltlich durchsuchen, das ist bei Dateien, die auf OneDrive gespeichert sind nach meinen Informationen automatisch möglich, ohne irgendwas konfigurieren zu müssen.

So habe ich alles zusammen, bin flexibel und auch sicher, dass das System auch in 20 Jahren (vermutlich) noch funktionieren wird.

Und wenn ich dann irgendwann mal eine geniale, einfache, günstige DMS-Lösung finde, kann ich die Dokumente darin immer noch später einlesen.

Was haltet Ihr von der Idee?

Trotzdem freue ich mich natürlich über weitere Tipps, wie Ihr das gelöst habt. Bisher hab ich ja noch nichts gemacht, und lasse mich auch gerne eines besseren belehren!

Viele Grüße,

Björn

[HaPeKa]

Hab grad geschaut: mit der im Umfang mitgelieferten Nuance Power PDF Software solltest du auch mehrere PDF Dateien mit OCR les- und durchsuchbar machen können.

Und es kostet ausser Zeit nichts, wenn du dir die Nuance Paper Port DMS Software mal anschaust. Vielleicht ist es ja genau das, was du suchst

[bjoern_krueger]

Cool, danke!
Ich freu mich schon auf den Scanner und bin gespannt, wie das alles funktioniert. Wenn der jetzt noch die langen IKEA-Bons frisst, bin ich restlos begeistert.

Leider hab ich am Wochenende keine Zeit, sonst würde ich mir schon mal die alten Ordner vornehmen. Ich freu mich schon richtig auf den Tag, wo ich den ganzen Kram zum Schreddern bringe und vor einem leeren Regal steht (OK, ein Ordner darf drinstehen...)

[WB-Joe]

Ich verwende für den reinen Scan-Vorgang einen Brother DS620.
Der ist mobil und benötigt nur einen USB-Anschluß und meinen PC/Laptop. Untergebracht ist er in einer kleinen Stofftasche.

Zur Ordnerstruktur, die lege ich genauso an wie meine Bilder.
Hauptordner: Jahreszahl
Unterordner: Schlagwort (z.B. Lebensversicherung 2020).

Thats it.
Minimaler Aufwand und trotzdem flexibel und schnell.
Gespeichert wird auf einem Stick und einer FP.

[amateur]

Denkt aber bitte alle an die Backups Eurer Ablagen!

Papierlos bin ich nicht wirklich, aber ich scanne trotzdem viel mit meinem iPhone und AdobeScan ein und lade dass dann in mein GoogleDrive in entsprechende Verzeichnisse und mache von den Verzeichnissen im GoogleDrive regelmäßige Downloads auf meinen lokalen PC.

Vorteil: Ich kann Papierkrams ortsungebunden einscannen und ablegen.

Stephan