Ich habe das papierarme Büro aus unterschiedlichen Gründen eingeführt, weniger Ordner, war einer davon.
Es sind aber immer noch etliche Ordner geblieben. Einige Dinge möchte das Finanzamt im Original sehen, und es gibt Dinge, die mir sehr wichtig sind, z.B. Rentenpapiere, dass selbst ich sie im Original behalte.

Grüße :)

Klar, einige Dinge gibt es immer, die man im Original braucht. Ein Fahrzeugbrief zum Beispiel, und vielleicht auch Kaufverträge für größere Anschaffungen.

Es gibt ja sogar Dienstleister, an die kann man seine Post weiterleiten lassen, und die Scannen einem das und schicken es per Mail. Eigentlich eine gute Sache. Aber bei Benachrichtigungsschreiben z.B. mit einem Pin-Feld zum Freirubbeln hilft einem der Scan relativ wenig.

Bei mir sind es hauptsächlich Versicherungen. Zahnzusatzversicherung mit jährlichem Schreiben, drei Fondsgebundene Lebensversicherungen zur Altersvorsorge, die schicken alle drei jedes Jahr eine Wertmitteilung sowie allerlei weiteres Info-Zeugs. Die hab ich jetzt irgendwie 15 Jahre, da kann man sich vorstellen, was da alles so zusammenkommt. Wegschmeißen will ich das auch nicht, denn ich möchte ja nachvollziehen können, wie sich der Wert entwickelt hat.

Dann noch eine BU, Haftpflicht, Rechtsschutz, Hundehaftpflicht für unsere beiden Köter, Sparpläne für die Kinder, Kreditkartenabrechnungen, Krams für 2 Autos, Krankenversicherung, Rentenbescheide, und, und, und.

Ich würde sagen 60-70% von dem Zeugs kann ich wegschmeißen, und vom Rest bestimmt 90% digitalisieren. Der Rest sollte in einen oder 2 Ordner passen.

Und bei den Unterlagen meiner Frau ist das alles noch viel, viel, viel, viel schlimmer. Die hat eine eigene Praxis und da gibt es jede Menge Zeugs...

Aber immer der Reihe nach...

https://www.heise.de/news/Privacy-Sh...n-4873333.html
Spätestens wenn es um Daten einer Firma geht würde ich von amerikanischen Servern wie OneDrive oder Google drive abraten.

gelöscht

Das mit der Einarbeitungszeit ist wohl bei allen DMS so ...
Auch die Umstellung auf eine papierreduzierte Ablage ist nicht einfach ein Fingerschnippen. Aber es lohnt sich definitiv ...

Ich habe das bei uns im Büro umgesetzt. Das DMS ist eigentlich schnuppe - entscheidend ist es, alle Aktenschränke, Ordner,... rigoros abzuschaffen (und zu vernichten) und alle Drucker loszuwerden.

Vergesst die Steuer nicht....

Wichtig hier Original Versicherungsscheine, sonst gibt es kein Geld, ganz wichtig bei Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung.

Gut zu wissen!
Ich hätte jetzt vermutet, dass da kein Papier nötig ist, sondern einfach die Tatsache, dass man bei der Gesellschaft einen Vertrag hat. Den der besteht ja, und zwar unabhängig von irgendwelchen Papieren.
Die können sich doch nicht rausreden, nur weil ein Stück Papier fehlt.
Und da hätte ich gedacht, wenn man mit der Policen-Nr. hingeht, sich entsprechend aufweist, sollte das reichen.

Ich werde bei der Gelegenheit bei den Gesellschaften nachfragen, was ich in Original behalten muss.

So wild ist das ja nicht, pro Versicherung ein Vertragsdokument in einem einzigen Ordner, und fertig.
Es geht ja hauptsächlich um die ganze Korrespondenz, die sich im Laufe der Zeit ansammelt und Ordner füllt.

Ich mache (auf dem Mac) seit ein paar Jahren mit Devonthink. Anfang hatte ich auch noch getagt / verschlagwortet, aber die Textsuche innerhalb vom PDF ist so gut, das ich mir die Zusatzarbeit erspare.

Ohne OCR ist das allerdings alles nicht machbar. Die ist bei Devonthink dabei. Ein Scan ohne Text ist ja nur ein "Foto". Da würde ich ja gar nichts finden. DT gesichtet sogar bei der Suche nach irgendeinem Algorithmus die Fundstellen und die Trefferquote ist ziemlich hoch. Mittlerweile importiere ich sogar meine Mails in eine Datenbank.

Innerhalb der Datenbank lege ich Gruppen an. Die verhalten Sie wie Ordner. Da hinein sortiere ich die Dokumente. Es lassen sich auch Verweise anlegen (Auto / Versicherung / Werkstatt etc.). Ich kann die ganze Datenbank auch so exportieren, das alle Dokumente in Ordner exportiert werden, die der Datenbankstruktur entsprechen. Das war mir wichtig. Ich will mich nicht darauf verlassen, das eine Software die nächsten 20 Jahre existiert.

Mein Papierberg hat sich um 95% reduziert. Ich scanne (Fujita Scansnap) auch nach und nach alle alten Sachen ein und was nicht als Original benötigt wird, wird geschreddert.

Wichtig a) Es kommt nichts in die Cloud.
Wichtig b) Sollte ich mal überlegen, was in die Cloud zu speichern, gilt a.
Wichtig c) Datensicherung. Automatisch, doppelt mit getrennten Systemen/Software. Kein Backup, kein Mitleid.

Alles gute bei deinem Vorhaben
Michael