Das papierlose (Heim-) Büro: Wie schafft man das? [Archiv]

bjoern_krueger

18.08.2020, 11:58

Moin Leute!

Hier mal ein Thema, was nun gar nichts mit Fotografieren zu tun hat, aber dafür ist dieser Bereich ja gedacht.

Da ich gerne ausführlich schreibe, stelle ich vorab die Frage, danach beschreibe ich dann die Hintergründe. So kann der Leser gleich entscheiden, ob er sich den langen Text antun will oder nicht.

Also die Frage lautet:
Gibt es eine Software, mit der man relativ einfach seine privaten Dokumente (Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Verträge etc.) einscannen und verwalten kann?

Das Programm soll mich dabei unterstützen, die Flut an Dokumenten zu strukturieren und durchsuchbar zu machen.

Es darf auch ruhig etwas kosten (max 100€), das ist es mir auf jeden Fall wert. Lieber zahle ich etwas, als mich über nervige Werbung zu ärgern. Außerdem gibt es dann eher einen Support als bei Freeware-Software.

Ich habe natürlich schon selbst recherchiert, es gibt sehr viele sog. Dokumenten Management Systeme (DMS), die genau für diesen Zweck geschaffen sind. Allerdings ist die Auswahl wie immer sehr unüberschaubar. Es gibt für die meisten Programme kostenlose zeitlich beschränkte Testversionen, aber wer hat schon Zeit, mehrere Programme auszuprobieren?

Daher hoffe ich, hier vielleicht jemanden zu finden, der mit sowas schon Erfahrung hat, und mir einen entsprechenden Tipp geben kann.
Wir Fotografen sind ja von Natur aus eher strukturierte Menschen, sonst würden wir ja unsere Fotos nicht wiederfinden. Daher könnte ich mir vorstellen, dass ich nicht der einzige bin, dem regalmeterweise Ordner auf den Geist gehen.

So, nun noch ein paar Details:
Die Grundlage für alles ist ja erstmal, dass man die Dokumente digitalisiert.
Einen dafür geeigneten Scanner (Brother ADS1700W) habe ich mir heute gekauft. Der ist sehr kompakt, kann in einem Rutsch beidseitig scannen (ca. 25 S/Min), hat einen automatischen Einzug und er lässt sich per WLAN auch ohne PC betreiben.
So ist es leicht möglich, ohne PC Dokumente zu scannen, und diese gleich in einem Netzwerkordner abzulegen, wo sie dann später verarbeitet werden können.
Dafür würde ich meine Synology NAS nehmen, oder einfach einen USB-Speicher an meiner Fritzbox. Darauf kann man sehr leicht zugreifen, ohne groß was konfigurieren zu müssen.

Die Digitalisierung erfolgt nun in zwei Schritten:
1.)
Digitalisierung der vorhandenen Dokumente (ca. 20 prall gefüllte Ordner)
Das wird eine Fleißarbeit, muss aber gemacht werden. Das bietet auch gleich die Gelegenheit, den ganzen Kram mal auszumisten.

2.)
Erfassung von neuen Dokumenten
Ich stelle mir das so vor:

Es kommt ein Brief per Post
ich öffne den Brief, lege ihn in den Scanner und scanne ihn ein. Da das ohne PC funktioniert, sollte das in Sekunden erledigt sein
Der Brief landet automatisch im Netzordner
Das Original landet im Müll (evtl. vorher noch in einer Ablage, falls beim Scannen was schief gegangen ist)
irgendwie 1x pro Woche schaue ich in den Netzordner, und lege die Dokumente entsprechend ab, bzw. die Software macht das.

Grundsätzlich könnte man die gescannten Dateien natürlich einfach mit einem sprechenden Namen versehen und in einen passenden Ordner ablegen.
Aber mittels der gesuchten Software sollte das besser und komfortabler funktionieren.

Folgende Funktionen würde ich mir wünschen:
das Allerwichtigste: Komfortable Kategorisierung
Wichtig wäre, ein Dokument mehreren Kategorien zuordnen zu können. Ein Brief von der KFZ-Versicherung passt sowohl zu "Versicherungen" als auch "Auto".
Kategorien sollten auch verschachtelt werden können, also z.B. "Auto > Versicherungen" oder "Versicherungen > Auto".
Im Grunde würde es reichen, alle Dokumente physisch in einen einzigen Sammel-Topf zu speichern, und mit Verweisen zu arbeiten. Also einfach ein Dokument per Maus auf seine Kategorie(n) ziehen, wo dann Verweise auf das Dokument erstellt werden.
Dieser Sammeltopf wäre dann das Netzlaufwerk, in den der Scanner die Dateien schiebt.
Das Programm müsste dann im Sammeltopf die noch nicht zugeordneten Dokumente hervorheben oder irgendwie separat darstellen. Das ginge auch über einen Filter "unzugeordnete Dokumente" oder so ähnlich.
Durchsuchbarkeit
so wird die Rechnung des alten Druckers schnell gefunden, auch wenn man nicht mehr weiß wann und wo man ihn gekauft hat
Schlagworte
bei ordentlicher Kategorisierung eigentlich nicht unbedingt nötig

Wie gesagt, es darf gerne etwas kosten, ich will nur nicht mehr dicke Ordner durchsuchen und so viel Platz und Lebenszeit verschwenden.

Jemand ne Idee?

Danke und viele Grüße,

Björn

duffy2512

18.08.2020, 12:08

Hallo !

Das papierlose Büro ist genauso realistisch wie das papierlose WC.
Wobei ich glaube, daß es im privaten Umfeld eventuell etwas einfacher ist.
Zu beachten ist hier ob es sich um Dokumente handelt, die nicht veränderbar gespeichert werden müssen , oder ob man nach dem Scan das Original vernichten kann.

Wenn du googles wirst du viele Optionen finden.

z.B.: https://praxistipps.chip.de/dokumenten-scanner-die-5-besten-scanner-apps-im-vergleich_30457

rudluc

18.08.2020, 12:30

Beim Mac gibt es "DevonThink (https://devontechnologies.com/de/apps/devonthink)".

Was du dann auf jeden Fall brauchst, ist eine leistungsfähige Texterkennung, die über die gescannten Dokumente im PDF-Format eine durchsuchbare Textebene legt.
Und dann sollte ein leistungsfähiges Such- und Filtersystem enthalten sein, welches Dokumente nach verschiedenen Kriterien (enthaltene Schlüsselwörter, Datumsangaben, Chronologie) sortiert und zuordnet.
Und zuletzt müsste der Datenbestand noch zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert werden.

Was ich ebenfalls (plattformübergreifend) empfehlen kann ist Evernote (https://evernote.com/intl/de/)!

bjoern_krueger

18.08.2020, 12:43

Moin!

Es sind ausschließlich Dokumente, die nicht verändert werden.
Also z.B. Rechnungen aller Art, Informationen von der Bank, Strafzettel :evil:, Schreiben von Versicherungen, etc.

Also all das Zeug, was sich über die Jahre in Ordnern so ansammelt, die dann im Regal stehen und verstauben

Das Original kann in den allermeisten Fällen nach der Digitalisierung vernichtet werden, es sei denn es handelt sich um irgendwelche "offiziellen" Schriftstücke, die man "in echt" aufbewahren muss.

Ich will einfach Ordnung in meinen Kram bringen. Allein schon der Gedanke, was passiert, wenn mir mal was zustößt (mit Mitte 50 nicht ganz abwegig...). Dann die entsprechenden Unterlagen zu finden, wird für die Hinterbliebenen schwierig.
Ich weiß, sowas sollte man gut in Ordnung haben, und daher will ich da ja auch ran.

Was ich aber nicht benötige ist eine Versionsverwaltung, Prozesssteuerung, oder sonstige Funktionen, die man nur in einer Firma benötigt.

Ich will einfach nur die Papierflut und die ganzen Ordner loswerden.

Viele Grüße,

Björn

Alzberger

18.08.2020, 12:54

Hallo,

ich habe seit 2011 ein papierarmes Büro, geschäftlich und privat.
Ich mache das mit einem Canon Lide 400.
Auf der Festplatte habe ich Ordner, z.B. Bank, Versicherung.
Die Unterordner sind die Jahreszahlen.
Wichtig ist für mich die Aussagekraft des Dateinamen:
Im Pfad Auto/2017 finde ich die 170504_TÜV_158.pdf
Am 4. Mai 17 habe ich 158 € für den TÜV bezahlt.
Ich habe noch nie etwas lange gesucht.
Meine Steuerberaterin liebt mich; wenn sie etwas möchte, hat sie es ruck-zuck.

Grüße :)

bjoern_krueger

18.08.2020, 13:00

Vielen Dank erstmal für Dein Posting!

OK, Du machst also die Variante mit der Ablage in einer Ordnerstruktur und sprechenden Dateinamen und ohne irgendwelche Tools.

Das hatte ich zunächst auch gedacht, aber so ein Tool kann ja auch hilfreich und unterstützend sein.
Andererseits aber auch "mit Kanonen nach Spatzen schießen". Denn, hat man sich erstmal auf so ein Tool festgelegt, und das wird irgendwann eingestellt, und nicht mehr unterstützt, dann steht man dumm da. So eine Ordnerstruktur funktioniert immer.

Mal sehen wie es sich so entwickelt, Deine Vorgehensweise ist ja immer noch möglich.

Viele Grüße,

Björn

Alzberger

18.08.2020, 13:04

Mal sehen wie es sich so entwickelt, Deine Vorgehensweise ist ja immer noch möglich.

Ich lese hier interessiert weiter mit; bis vor wenigen Minuten wußte ich gar nicht, dass es Tools für so etwas gibt.

Grüße :)

HaPeKa

18.08.2020, 13:31

bjoern_krueger

18.08.2020, 15:06

Moin!

Mir scheint auch fast, dass das einfache Ablagesystem in eine Ordnerstruktur mit sinnvollen Dateinamen ausreichend ist. In jedem Fall besser als das Stapeln in zig Papierordnern.

Ein Tool mit den genannten Funktionen wäre zwar schön, aber es hat auch Nachteile (wie ich vorher schon geschrieben hatte).

@HaPeKa
Der von Dir genannte Scanner (Brother ADS-2700W) scheint ja der große Bruder von dem zu sein, den ich bestellt habe (ADS 1700W).
Du schreibst, er scannt auch Kassenzettel, was interessant ist. Gehen auch so ellenlange IKEA-Bons? Die sind ja gerne mal einen halben Meter lang und aus extrem dünnem Papier. Sowas lässt sich kaum sinnvoll einscannen, es sei denn man schneidet die Bons in 30cm lange Stücke und packt die Stücke nebeneinander auf den Flachbettscanner.
Und Kassenzeittel einzuscannen ist ja durchaus ein häufiger Fall. Die Dinger bekommt man ja beinahe täglich, und sie stapeln sich im Portemonaie...

Der 1700W soll das nämlich nicht können, insofern wäre es eine Überlegung wert, den größeren zu nehmen, zumal er nur ~50€ teurer ist. Allerdings ist er auch deutlich größer.

Danke und viele Grüße,

Björn

EDIT:
Hab gerade gesehen, der 2700er kostet doch nen Hunderter mehr, Dein Link verweist auf eine Schweizer Seite

Alison

18.08.2020, 15:10

Ich würde in jedem Fall die OCR beim Scannen mitlaufen lassen - das kostet nichts und eröffnet eine weitere Möglichkeit sogar mit der Windowssuche Sachen zu finden.

Wenn es wichtig ist würde ich bei der Auswahl des Scanners darauf achten, wie gut die Funktion implementiert ist.

bjoern_krueger

18.08.2020, 15:17

Das funktioniert aber nur, wenn man den Scan über den PC durchführt, weil die Erkennung von einer Software durchgeführt wird, die natürlich auf dem PC läuft.
Im standalone-Betrieb geht das nach meinen Informationen nicht. Aber vielleicht kann man die Erkennung ja auch nachträglich über die eingescannten Dokumente im Stapelbetrieb drüberlaufen lassen.

HaPeKa

18.08.2020, 15:44

@Björn

genau deswegen habe ich ihn gekauft, der scannt auch die langen Kassenzettel. Wenn man eine Buchhaltung führt, will man die auch gescannt haben. Schön ist auch, dass man am Scanner nichts einstellen muss, nur den Zettel einigermassen gerade halten, den Scanknopf drücken, und schwupps, weg ist er :D

Das mit der OCR Software ist so eine Sache. Die OCR Erkennung läuft ja nicht im Scanner sondern in der zugehörigen Software auf dem PC. OCR einfach mitlaufen lassen geht dann nur, wenn der PC läuft. Ich scanne aber auch, wenn der PC nicht läuft oder wenn ich keine Musse habe, am PC zu sitzen. Und wie gesagt, ich komme mit der Ablage zurecht. Ich mag mich nicht erinnern, dass ich mal nach einem Wort hätte suchen müssen, in einem Dokument, von dem ich nicht mehr weiss, worum es ging und in wann etwa ich es abgelegt habe.

Aber klar, wenn der Scanner das von sich aus könnte, würde ich es auch mitlaufen lassen.

bjoern_krueger

18.08.2020, 16:16

Das klingt interessant.
Gerade neulich war ich wieder bei Ikea, die Bons sind der Wahnsinn...

Ich werde mal versuchen, ob der 1700er das auch schafft, wenn nicht, kann ich ja überlegen, den 2700er zu kaufen. Macht den Kohl dann auch nicht fett.

Nochmal zu der OCR-Variante:
Ist es nicht möglich, per Stapelverarbeitung alle Dateien in einem bestimmten Ordner in durchsuchbare pdfs umzuwandeln? Bei Brother ist ja eine OCR-Software dabei, kann die das vielleicht sogar?
Ich finds schon charmant, wenn man die Dokumente durchsuchen könnte.

Alzberger

18.08.2020, 16:55

Ich finds schon charmant, wenn man die Dokumente durchsuchen könnte.

oder eine Email Adresse anklicken kann.

Grüße :)

HaPeKa

18.08.2020, 17:04

Nochmal zu der OCR-Variante:
Ist es nicht möglich, per Stapelverarbeitung alle Dateien in einem bestimmten Ordner in durchsuchbare pdfs umzuwandeln? Bei Brother ist ja eine OCR-Software dabei, kann die das vielleicht sogar?
Kann ich dir nicht sagen, habe die OCR Software und die im Lieferumfang enthaltene Dokumenten-Management-Software (Paper Port von Nuance) nicht installiert ...

Die Software kann man hier downloaden (https://support.brother.com/g/b/downloadlist.aspx?c=ch&lang=de&prod=ads2700w_us_eu_as&os=10013), weiss nur nicht, ob man eine Serienummer braucht, um sie starten zu können.

bjoern_krueger

18.08.2020, 17:11

Moin nochmal!

Also ich hab jetzt einiges gelesen, auch Youtube-Videos angeschaut, und ich glaube, ich werde erstmal die "sinnvolle Dateinamen in Ordnerstruktur"-Variante machen.

Dazu habe ich mir folgendes überlegt:

Als Zielverzeichnis für den Scanner richte ich einen Onedrive-Ordner ein.
Falls das nicht ohne PC geht, nehme ich als Ziel einen Ordner meiner Synology NAS, und synchronisiere diesen Ordner mittels Synology CloudSync nach OneDrive.

Der OneDrive-Ordner steht mir auch auf dem PC lokal zur Verfügung (nach der Synchronisation) sodass ich jederzeit auch offline dran kann.

Dann gehe ich die Dateien von Zeit zu Zeit durch, benenne sie sinnvoll um und schiebe sie in einen Unterordner namens "kategorisiert", oder so ähnlich.
Dadrin bleiben die umbenannten Original-Dateien dann liegen.

Dann baue ich mir eine Ordnerstruktur, und in die einzelnen Ordner lege ich Verknüfpfungen auf die Dateien ab. So kann ich meine besagte Rechnung von der Auto-Versicherung in "X:\Ablage\Auto\Versicherung" und zusätzlich auch in "X:\Ablage\Versicherungen\Auto" und meinetwegen auch noch "X:\Rechnungen\2020\Auto" gleichzeitig ablegen (bzw. Verknüpfungen darauf).

Die Originaldokumente lassen sich mit der Windows-Suche auch inhaltlich durchsuchen, das ist bei Dateien, die auf OneDrive gespeichert sind nach meinen Informationen automatisch möglich, ohne irgendwas konfigurieren zu müssen.

So habe ich alles zusammen, bin flexibel und auch sicher, dass das System auch in 20 Jahren (vermutlich) noch funktionieren wird.

Und wenn ich dann irgendwann mal eine geniale, einfache, günstige DMS-Lösung finde, kann ich die Dokumente darin immer noch später einlesen.

Was haltet Ihr von der Idee?

Trotzdem freue ich mich natürlich über weitere Tipps, wie Ihr das gelöst habt. Bisher hab ich ja noch nichts gemacht, und lasse mich auch gerne eines besseren belehren!

Viele Grüße,

Björn

HaPeKa

18.08.2020, 17:20

Hab grad geschaut: mit der im Umfang mitgelieferten Nuance Power PDF Software (https://www.nuance.com/products/help/NuancePDF/1_1/en_US/Batch_file_conversions.htm) solltest du auch mehrere PDF Dateien mit OCR les- und durchsuchbar machen können.

Und es kostet ausser Zeit nichts, wenn du dir die Nuance Paper Port DMS Software mal anschaust. Vielleicht ist es ja genau das, was du suchst :D

bjoern_krueger

18.08.2020, 17:34

Cool, danke!
Ich freu mich schon auf den Scanner und bin gespannt, wie das alles funktioniert. Wenn der jetzt noch die langen IKEA-Bons frisst, bin ich restlos begeistert.

Leider hab ich am Wochenende keine Zeit, sonst würde ich mir schon mal die alten Ordner vornehmen. Ich freu mich schon richtig auf den Tag, wo ich den ganzen Kram zum Schreddern bringe und vor einem leeren Regal steht (OK, ein Ordner darf drinstehen...)

WB-Joe

18.08.2020, 17:36

Ich verwende für den reinen Scan-Vorgang einen Brother DS620.
Der ist mobil und benötigt nur einen USB-Anschluß und meinen PC/Laptop. Untergebracht ist er in einer kleinen Stofftasche.

Zur Ordnerstruktur, die lege ich genauso an wie meine Bilder.
Hauptordner: Jahreszahl
Unterordner: Schlagwort (z.B. Lebensversicherung 2020).

Thats it.
Minimaler Aufwand und trotzdem flexibel und schnell.
Gespeichert wird auf einem Stick und einer FP.

amateur

18.08.2020, 17:47

Denkt aber bitte alle an die Backups Eurer Ablagen!

Papierlos bin ich nicht wirklich, aber ich scanne trotzdem viel mit meinem iPhone und AdobeScan ein und lade dass dann in mein GoogleDrive in entsprechende Verzeichnisse und mache von den Verzeichnissen im GoogleDrive regelmäßige Downloads auf meinen lokalen PC.

Vorteil: Ich kann Papierkrams ortsungebunden einscannen und ablegen.

Stephan

Alzberger

18.08.2020, 17:57

Ich freu mich schon richtig auf den Tag, wo ich den ganzen Kram zum Schreddern bringe und vor einem leeren Regal steht (OK, ein Ordner darf drinstehen...)

Ich habe das papierarme Büro aus unterschiedlichen Gründen eingeführt, weniger Ordner, war einer davon.
Es sind aber immer noch etliche Ordner geblieben. Einige Dinge möchte das Finanzamt im Original sehen, und es gibt Dinge, die mir sehr wichtig sind, z.B. Rentenpapiere, dass selbst ich sie im Original behalte.

Grüße :)

bjoern_krueger

18.08.2020, 19:49

Klar, einige Dinge gibt es immer, die man im Original braucht. Ein Fahrzeugbrief zum Beispiel, und vielleicht auch Kaufverträge für größere Anschaffungen.

Es gibt ja sogar Dienstleister, an die kann man seine Post weiterleiten lassen, und die Scannen einem das und schicken es per Mail. Eigentlich eine gute Sache. Aber bei Benachrichtigungsschreiben z.B. mit einem Pin-Feld zum Freirubbeln hilft einem der Scan relativ wenig.

Bei mir sind es hauptsächlich Versicherungen. Zahnzusatzversicherung mit jährlichem Schreiben, drei Fondsgebundene Lebensversicherungen zur Altersvorsorge, die schicken alle drei jedes Jahr eine Wertmitteilung sowie allerlei weiteres Info-Zeugs. Die hab ich jetzt irgendwie 15 Jahre, da kann man sich vorstellen, was da alles so zusammenkommt. Wegschmeißen will ich das auch nicht, denn ich möchte ja nachvollziehen können, wie sich der Wert entwickelt hat.

Dann noch eine BU, Haftpflicht, Rechtsschutz, Hundehaftpflicht für unsere beiden Köter, Sparpläne für die Kinder, Kreditkartenabrechnungen, Krams für 2 Autos, Krankenversicherung, Rentenbescheide, und, und, und.

Ich würde sagen 60-70% von dem Zeugs kann ich wegschmeißen, und vom Rest bestimmt 90% digitalisieren. Der Rest sollte in einen oder 2 Ordner passen.

Und bei den Unterlagen meiner Frau ist das alles noch viel, viel, viel, viel schlimmer. Die hat eine eigene Praxis und da gibt es jede Menge Zeugs...

Aber immer der Reihe nach...

Alison

18.08.2020, 20:38

https://www.heise.de/news/Privacy-Shield-Schrems-reicht-101-Beschwerden-wegen-Datentransfers-ein-4873333.html
Spätestens wenn es um Daten einer Firma geht würde ich von amerikanischen Servern wie OneDrive oder Google drive abraten.

maerdel

19.08.2020, 11:38

gelöscht

HaPeKa

19.08.2020, 14:32

Das mit der Einarbeitungszeit ist wohl bei allen DMS so ...
Auch die Umstellung auf eine papierreduzierte Ablage ist nicht einfach ein Fingerschnippen. Aber es lohnt sich definitiv ...

MaTiHH

19.08.2020, 16:06

Ich habe das bei uns im Büro umgesetzt. Das DMS ist eigentlich schnuppe - entscheidend ist es, alle Aktenschränke, Ordner,... rigoros abzuschaffen (und zu vernichten) und alle Drucker loszuwerden.

steve.hatton

19.08.2020, 16:10

Vergesst die Steuer nicht....

Irmi

19.08.2020, 17:18

.
Bei mir sind es hauptsächlich Versicherungen. Zahnzusatzversicherung mit jährlichem Schreiben, drei Fondsgebundene Lebensversicherungen zur Altersvorsorge, die schicken alle drei jedes Jahr eine Wertmitteilung sowie allerlei weiteres Info-Zeugs. Die hab ich jetzt irgendwie 15 Jahre, da kann man sich vorstellen, was da alles so zusammenkommt. Wegschmeißen will ich das auch nicht, denn ich möchte ja nachvollziehen können, wie sich der Wert entwickelt hat.

Dann noch eine BU, Haftpflicht, Rechtsschutz, Hundehaftpflicht für unsere beiden Köter, Sparpläne für die Kinder, Kreditkartenabrechnungen, Krams für 2 Autos, Krankenversicherung, Rentenbescheide, und, und, und.

.....

Wichtig hier Original Versicherungsscheine, sonst gibt es kein Geld, ganz wichtig bei Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung.

bjoern_krueger

19.08.2020, 17:31

Gut zu wissen!
Ich hätte jetzt vermutet, dass da kein Papier nötig ist, sondern einfach die Tatsache, dass man bei der Gesellschaft einen Vertrag hat. Den der besteht ja, und zwar unabhängig von irgendwelchen Papieren.
Die können sich doch nicht rausreden, nur weil ein Stück Papier fehlt.
Und da hätte ich gedacht, wenn man mit der Policen-Nr. hingeht, sich entsprechend aufweist, sollte das reichen.

Ich werde bei der Gelegenheit bei den Gesellschaften nachfragen, was ich in Original behalten muss.

So wild ist das ja nicht, pro Versicherung ein Vertragsdokument in einem einzigen Ordner, und fertig.
Es geht ja hauptsächlich um die ganze Korrespondenz, die sich im Laufe der Zeit ansammelt und Ordner füllt.

Anthem

19.08.2020, 20:40

Ich mache (auf dem Mac) seit ein paar Jahren mit Devonthink. Anfang hatte ich auch noch getagt / verschlagwortet, aber die Textsuche innerhalb vom PDF ist so gut, das ich mir die Zusatzarbeit erspare.

Ohne OCR ist das allerdings alles nicht machbar. Die ist bei Devonthink dabei. Ein Scan ohne Text ist ja nur ein "Foto". Da würde ich ja gar nichts finden. DT gesichtet sogar bei der Suche nach irgendeinem Algorithmus die Fundstellen und die Trefferquote ist ziemlich hoch. Mittlerweile importiere ich sogar meine Mails in eine Datenbank.

Innerhalb der Datenbank lege ich Gruppen an. Die verhalten Sie wie Ordner. Da hinein sortiere ich die Dokumente. Es lassen sich auch Verweise anlegen (Auto / Versicherung / Werkstatt etc.). Ich kann die ganze Datenbank auch so exportieren, das alle Dokumente in Ordner exportiert werden, die der Datenbankstruktur entsprechen. Das war mir wichtig. Ich will mich nicht darauf verlassen, das eine Software die nächsten 20 Jahre existiert.

Mein Papierberg hat sich um 95% reduziert. Ich scanne (Fujita Scansnap) auch nach und nach alle alten Sachen ein und was nicht als Original benötigt wird, wird geschreddert.

Wichtig a) Es kommt nichts in die Cloud.
Wichtig b) Sollte ich mal überlegen, was in die Cloud zu speichern, gilt a.
Wichtig c) Datensicherung. Automatisch, doppelt mit getrennten Systemen/Software. Kein Backup, kein Mitleid.

Alles gute bei deinem Vorhaben
Michael

rudluc

19.08.2020, 21:40

Ich habe auch DevonThink (Pro) in Benutzung. Wie klappt die Zusammenarbeit mit dem Fujitsu-Scanner, genauer gefragt: stößt du den Scanvorgang aus DevonThink heraus an oder vom Scanner aus?

bjoern_krueger

20.08.2020, 09:17

Moin!

Klingt interessant, doch leider gibt es das nur fürn Mac.
Kommt daher für mich nicht in Frage, schade.

Trotzdem danke und viele Grüße,

Björn

ddd

20.08.2020, 17:04

moin, Die können sich doch nicht rausreden, nur weil ein Stück Papier fehlt.nicht "rausreden", der Versicherungsschein ist eine Urkunde, und die gilt nur im Original oder einer (vollstreckbaren) Ausfertigung durch z.B. einen Notar. Wenn eine Urkunde untergeht oder einen Ausfertigung zur Legitimation nicht vorgelegt werden kann, muss der Verlust glaubhaft gemacht werden und dann wird die öffentlich aufgeboten und nach einiger Zeit für kraftlos erklärt usw. Das willst Du Dir nicht ohne Not antun, das kostet auch nicht schlecht (ggfs. Notar usw.).

Vorsicht auch vor CloudServern, die Betreiber sind in den USA dazu verpflichtet, die Inhalte auf bestimmte Merkmale zu scannen und "Treffer" zu melden, es gab und gibt immer wieder "false postives" mit gravierenden Folgen bis hin zu nächtlichen SEK-Einsätzen auch in DE.

-thomas (papierlos ist eine Schöne Illusion, die zu meiner Zeit wohl nicht mehr Realität werden wird)

steve.hatton

20.08.2020, 18:58

.... muss der Verlust glaubhaft gemacht werden und dann wird die öffentlich aufgeboten und nach einiger Zeit für kraftlos erklärt usw. Das willst Du Dir nicht ohne Not antun, das kostet auch nicht schlecht (ggfs. Notar usw.).
...)

Und es dauert.

Wir hatten das schon das ein oder andere Mal wenn Verkäufer einer Immobilie eine Briefgrundschuld eingetragen - auch längst bezahlt/getilgt - aber das Dokument nicht mehr hatte - der letzte wartete dann über 12 Monate bis die Kraftloserklärung vom Amtgericht kam und er diesen Teil des Kaufpreises erhielt - und nicht nur dieser Betrag sondern das doppelte wurde vom vom Notar als Rückversicherung für den Käufer nicht fälig gestellt, bis der lastenfreie Übergang gesichert, also die Kraftloserklärung da war !

Anthem

20.08.2020, 19:40

Ich habe auch DevonThink (Pro) in Benutzung. Wie klappt die Zusammenarbeit mit dem Fujitsu-Scanner, genauer gefragt: stößt du den Scanvorgang aus DevonThink heraus an oder vom Scanner aus?

Das klappt gut. Aus DT direkt scanne ich nie bzw. ich habe es noch nie versucht. In der Fujitsu Software habe ich verschiedene Presets und eines davon übergibt den Scan direkt an DT, dort findet das OCR satt und die Dokumente landen im Eingangsordner.

Ein anderes Preset scannt ein PDF, macht OCR und speichert das PDF in der Inbox. Wenn ich DT starte holt es sich alles Dokumente die in der Inbox liegen.

Gruß
Michael

bjoern_krueger

20.08.2020, 20:31

moin, nicht "rausreden", der Versicherungsschein ist eine Urkunde, und die gilt nur im Original oder einer (vollstreckbaren) Ausfertigung durch z.B. einen Notar. Wenn eine Urkunde untergeht oder einen Ausfertigung zur Legitimation nicht vorgelegt werden kann, muss der Verlust glaubhaft gemacht werden und dann wird die öffentlich aufgeboten und nach einiger Zeit für kraftlos erklärt usw. Das willst Du Dir nicht ohne Not antun, das kostet auch nicht schlecht (ggfs. Notar usw.).

Vorsicht auch vor CloudServern, die Betreiber sind in den USA dazu verpflichtet, die Inhalte auf bestimmte Merkmale zu scannen und "Treffer" zu melden, es gab und gibt immer wieder "false postives" mit gravierenden Folgen bis hin zu nächtlichen SEK-Einsätzen auch in DE.

-thomas (papierlos ist eine Schöne Illusion, die zu meiner Zeit wohl nicht mehr Realität werden wird)

ja, das stimmt, ich habe heute mit der Gesellschaft telefoniert, bei der ich meine Fondsgebundenen Lebensversicherungen habe. Man braucht auf jeden Fall die Original-Police, so ist das in den AGBs geregelt.
Wenn man die nicht mehr hat, muss man das anzeigen, dann schicken die ein Formular, damit kann man dann eine neue Police anfordern.

Ich finde das eigentlich nicht richtig. Ich habe doch einen Vertrag mit dem Unternehmen, ob es da nun ein Papier gibt oder nicht, sollte doch heutzutage irrelevant sein. Und wenn ich bzw. meine Angehörigen im Fall der Fälle sich ausweisen könne, dann muss das doch reichen.

Es gibt ja auch Gesellschaften, die bieten auf ihren Portalen alles online an. Meine Handyversicherung funktioniert so. Da gibt es ein Portal, da kann man alle Unterlagen einsehen, und die ganze Kommunikation geht online ohne jedes Papier.
So stelle ich mir das heutzutage vor.

Naja, aber wenn es eben so ist, dann werde ich die Originalpapiere natürlich aufbewahren.

bjoern_krueger

21.08.2020, 10:57

Moin Leute!

Vorab wieder kurz die Frage:
Gibt es schlaue Software, die beim Umwandeln von PDFs in durchsuchbare PDFs aus der Original-PDF inhaltliche Informationen liest, und daraus einen Dateinamen für die durchsuchbare pdf generiert und dem Anwender wahlweise vorschlägt?

Das wäre eine unschätzbare Erleichterung bei der initialen Digitalisierung der Papierunterlagen.

Denn integraler Bestandteil der ganzen Sache ist ja die eigentliche Digitalisierung der Papierdokumente.
Das verursacht initial natürlich einen immensen Aufwand, weil es sich um hunderte, wenn nicht tausende Seiten handelt, die da durch den Scanner wandern müssen.

Entsprechend viele Dateien gilt es anschließend sinnvoll umzubenennen und zu kategorisieren. Desweiteren sollten die pdfs auch noch durchsuchbar sein, was bedeutet, dass man sie entweder direkte beim Scannen, oder aber anschließend in einem Batch-Lauf in durchsuchbare pdfs umwandeln muss.

Und darauf zielt meine Frage.

Die Software, die die originalen PDFs umwandelt, führt ja eine Texterkennung per OCR durch.
Praktisch wäre es, wenn die Software so "schlau" wäre, dass sie bestimmte Informationen aus dem Inhalt des Textes herausliest, und diese dann in den Dateinamen integriert.

Beispiele wären unter anderem:

Datum des Dokumentes
dies sollte ja relativ einfach machbar sein

Absender
Das könnte aus dem Logo des Briefes oder aus der Absenderadresse gelesen werden

Inhalt
Per schlauem Algorythmus wäre es ja auch denkbar, dass man aus dem Inhalt des Dokumentes ein sprechendes Schlagwort generiert. Was weiß ich, zum Beispiel "Versicherungen", oder "Auto", "Banken" oder, oder, oder.

Dazu noch das Scandatum als Zeitstempel hinten dran, und fertig.

Ein von der Software generierter Dateiname könnte also zum Beispiel so aussehen:
Docdate20190801#Versicherungen#Skandia#Scandate202 00820.175512.pdf

Wenn man direkt beim Scannen oder im Nachhinein bei der Umwandlung so einen Algorythmus hätte, würde man sich sehr viel Arbeit sparen.

Natürlich wird das nicht bei jedem Dokument 100% sinnvolle Ergebnisse liefern, aber eine Hilfe wäre es ganz bestimmt.

Es gibt ja auch Software, die aus einem Foto einer Rechnung die Bankdaten identifiziert, und automatisch Online-Überweisungen durchführt.
Sogar schon vor über 20 Jahren, gab solche Systeme, deren Funktionsumfang noch viel weiter ging. Zu meinen Studienzeiten (Mitte bis Ende der 90er) hab ich in einer Zeitarbeitsfima gejobbt, da hatten die eine Software, die hat die Bewerbungen der potenziellen Zeitarbeitskräfte gescannt, und daraus automatisch Profile mit deren Qualifikationen erstellt. Die wurden dann in eine Datenbank geschrieben, und darin konnte man dann die geeigneten Kandidaten suchen. Das hat schon damals ziemlich gut funktioniert, und es ist weit über 20 Jahre her.

Also ich bin mir eigentlich sicher, dass es sowas gibt, man muss es nur finden.

Und bestimmt haben die vielen Leute hier auch das Problem gehabt und vielleicht schon elegant gelöst!

Freu mich auf zahlreiche Tipps, und schicke schon mal vorweg ein herzliches Danke in die Runde!

Viele Grüße,

Björn

HaPeKa

21.08.2020, 11:20

z.B. ABBYY Fine Reader (https://www.abbyy.com/ocr-sdk-embedded/features/file-naming/)

Hier bewegst du dich aber schon schwer im Business Umfeld.
Alternativen wären wohl auch Adobe Acrobat PRO DC (https://acrobat.adobe.com/ch/de/acrobat/features.html#createpdf) oder Aquaforest Autobahn (https://www.aquaforest.com/en/autobahn.asp?vlsrc=gaw&keyword=%2Bocr%20%2Bbulk)

Free ist da aber nichts mehr, das kann ins Geld gehen :D

Irmi

21.08.2020, 13:21

@Björn,
die halten das so ähnlich, wie mit Sparbüchern, derjenige, der es hat, kann an das Geld, ob es ihm gehört oder nicht.

Ich musste ja nun leider meine BUZ in Anspruch nehmen, was hingegen vieler Medienberichte reibungslos geklappt hat. Von daher wusste ich das und musste den uralten Schein auch erst mal hervorkramen.

Ich träume auch von einem papierlosen zuhause und will das, so glaube ich, zum Umzug ins neue Haus vorantreiben. Denn der Püngel soll keinesfalls alle mit umziehen.:crazy:

GerdS

21.08.2020, 14:28

Wo ist das Problem mit dem Papier?

Wird einmal produziert, einmal bedruckt und kann fast ewig gelesen werden.
Das ist Nachhaltig!:top: (ich weiß, Drucker, Wald, Chemie, Energie....)

Im Gegensatz zum elektronischen Dokument, wo jedes mal, wenn ich was nachsehen möchte ein Rechner, ein NAS (oder Cloud) benutzt wird.
Abgesehen von den Backup-Medien und - wenn man mal weiter denkt - den Kompatibiltätsproblemen.

Eine Wordstar Datei aus dem Jahr 1986 kann ich leider mit aktuellen Tools nicht mehr lesen, das gedruckte Papier von damals schon.

...nur so als Gedanken.

Also die Mischung macht's!

Eektronische Dokumente müssen/sollten genau so organisiert abgelegt werden, wie Papier - a fool with a tool is still a fool.

Viele Grüße
Gerd

... der die Daten zum großen Teil auch elektronisch speichert (Ordnermethode, wie oben genannt)

Alzberger

21.08.2020, 14:44

Wird einmal produziert, einmal bedruckt und kann fast ewig gelesen werden.

Die meisten EC Belege kann man nach 4 Wochen schon nicht mehr lesen. :roll:

Eine PDF von 2001 ist auch heute kein Problem.

Grüße :)

bjoern_krueger

21.08.2020, 14:55

Na, mal sehen, ich werde auch nochmal selbst recherchieren. Gerade vor der Aktion, die ganzen alten Sachen einzuscannen, kann sich das ja durchaus lohnen.
Und ein geeignetes Programm muss auch nicht umsonst sein. Ich halte es schon immer so, wenn ich etwas Sinnvolles bekomme, bin ich auch bereit, dafür zu zahlen.

Hab mir jetzt auch einen anderen Scanner gekauft, der auch lange (bis 5m!) Bons fressen kann.

HaPeKa

21.08.2020, 15:55

Bin grad auf eine interessante Möglichkeit gestossen, da du ja auch eine Synology einsetzt.

Die Synology kann über einen Dockercontainer (OCRmyPDF) PDFs durchsuchen und mit einem OCR Layer versehen. Dazu gibt es dann das Paket synOCR (https://www.cphub.net/?p=synocr), das eine GUI für die Konfiguration von OCRmyPDF bereitstellt. Hab's grad mal ausprobiert.

Die Installation ist denkbar einfach:

1) Docker über das Paket Zentrum installieren
2) synOCR runterladen und über das Paket Zentrum manuell installieren
3) synOCR Starten und in der in der Konfiguration Eingabe- und Ausgabe-Ordner definieren

Das Docker Image OCRmyPDF muss nicht selber installiert werden, wenn es nicht vorhanden ist, lädt synOCR es bei der ersten Verwendung selber ...

Dann läuft das schon. In der Konfiguration kann man auch zu suchende Tags definieren, die für das Umbenennen der Datei genutzt werden sollen. Enthält das Dokument 'Rechnung' auf der ersten Seite, so kann das Dokument mit Rechnung im Dokumentennamen abgespeichert werden.

Vielleicht magst du dir das mal anschauen, scheint wohl ziemlich umfangreich zu sein, wenn man sich einarbeiten mag :D

Die Infos habe ich hier (https://www.synology-forum.de/threads/synocr-gui-fuer-ocrmypdf.99647/) gefunden

steve.hatton

21.08.2020, 16:41

Die meisten EC Belege kann man nach 4 Wochen schon nicht mehr lesen. :roll:

Eine PDF von 2001 ist auch heute kein Problem.

Grüße :)

Deshalb soll man ja auch die Thermpapier-Quittungen, die leider bei fast allen Tankstellen, Parkautomten etc verwandt werden, zeitnah kopieren und dann ablegen - so viel zum Umweltschutz - dann ist die digitalisierung sicher der bessere Weg.

bjoern_krueger

21.08.2020, 21:30

Bin grad auf eine interessante Möglichkeit gestossen, da du ja auch eine Synology einsetzt.

Die Synology kann über einen Dockercontainer (OCRmyPDF) PDFs durchsuchen und mit einem OCR Layer versehen. Dazu gibt es dann das Paket synOCR (https://www.cphub.net/?p=synocr), das eine GUI für die Konfiguration von OCRmyPDF bereitstellt. Hab's grad mal ausprobiert.

Die Installation ist denkbar einfach:

1) Docker über das Paket Zentrum installieren

2) synOCR runterladen und über das Paket Zentrum manuell installieren

3) synOCR Starten und in der in der Konfiguration Eingabe- und Ausgabe-Ordner definieren

Das Docker Image OCRmyPDF muss nicht selber installiert werden, wenn es nicht vorhanden ist, lädt synOCR es bei der ersten Verwendung selber ...

Dann läuft das schon. In der Konfiguration kann man auch zu suchende Tags definieren, die für das Umbenennen der Datei genutzt werden sollen. Enthält das Dokument 'Rechnung' auf der ersten Seite, so kann das Dokument mit Rechnung im Dokumentennamen abgespeichert werden.

Vielleicht magst du dir das mal anschauen, scheint wohl ziemlich umfangreich zu sein, wenn man sich einarbeiten mag :D

Die Infos habe ich hier (https://www.synology-forum.de/threads/synocr-gui-fuer-ocrmypdf.99647/) gefundenWow, cool, danke!
Das schau ich mir auf jeden Fall mal an!
Die synology-Teile können ganz schön viel man muss nur drauf gestoßen werden.

bjoern_krueger

22.08.2020, 13:02

Moin!

Gerade versucht, das Paket zu installieren, geht leider nicht, die DS715 wird nicht unterstützt...

Schade.

Trotzdem danke nochmal!

Irmi

22.08.2020, 13:32

Wo ist das Problem mit dem Papier?

...

Dass es echt Überhand nimmt.

Wenn wir ehrlich sind und ordentlich, haben wir einige Ordner für Versicherungen und heften munter ab. Und so, wie ich uns hier alle von unserem Alter her einschätze, läuft das seit 35 und mehr Jahren so.

Da sammelt sich was an, wenn man nicht wirklich ausmistet. Und wer tut das schon?

Bestes Beispiel: Mein Mann und ich führten bis vor kurzem ein händisches Haushaltsbuch. Die Bons häuften wir in einer Kiste an. Irgendwann war ich es leid. Habe eine Exceltabelle geschrieben mit allerlei Rechnungsmöglichkeiten etc. Die liegt in meiner Cloud und ich kann vom Rechner und vom Handy drauf zugreifen. Also immer sofort was eintragen. Jetzt sammeln sich die Bons nur noch für einen Monat an.
Dann fliegen sie in die Tonne. Herrlich.

Ich träume schon lange von einem digitalen Büro und werde mir hier einige Tipps herausziehen und mal ausprobieren, denn so, wie es jetzt ist, kann es NICHT :crazy:bleiben.

Das passte nicht alles ins neue Haus!

bjoern_krueger

22.08.2020, 17:42

Ich handhabe das ähnlich wie mein Vorschreiber. Zum Scannen nutze ich einen Brother ADS-2700W (https://www.digitec.ch/de/s1/product/brother-ads-2700w-scanner-7040638), der zweiseitig und alle Formate, auch Kassenzettel und Visitenkarten scannen kann. Scans gehen ohne PC direkt auf ein Directory auf der Synology NAS.

Moin!

Ich hab mir jetzt auch den 2700er gekauft, und er scannt auch lange Bontapeten, super!

Aber: Wie konfiguriert man das Teil???
Ich habe mir das Softwarepaket runtergeladen und installiert, aber irgendwie komme ich nicht klar.
Wie kann man denn z.B. die Schnelltasten am Scanner programmieren?

Zum Beispiel, wenn ich die Scans in einen Ordner in meinem Netz speichern will. Ich wähle am Scanner eine Schnelltaste, dann "an Netzwerk" und dann erscheint:
"Profil über Web-based Manangement auf Ihrem Computer einstellen"
Da finde ich genau gar nichts zu dem Thema. Einen Ordner kann ich dort nirgends festlegen (ja, ich hab mich mit dem Kennwort angemeldet, das unter dem Scanner auf dem Aufkleber steht, das liest man auch nirgends, dass man das dort findet...)
????

Oder wenn ich an eine Mailadresse Scannen will. Dann mache ich das gleiche, wähle aber statt "an Netzwerk" natürlich "an E-Mail-Server".
Dann manuell, weil ich ja noch keine Einträge im Adressbuch habe.
Dann kann ich eine Mailadresse eintippen, und alles auf eine Schnelltaste speichern.
Verwende ich dann die Taste, scannt er das Blatt ein, doch dann kommt es zu einem Server-Timeout (allerdings sofort). Dann steht da: Greifen Sie auf das Web-BasedMangement zu, indem Sie die IP-Adresse dieses Gerätes in den Webbrowser eingeben und überprüfen Sie die Servereisntellungen"
OK, da muss ich also vermutlich die Daten meines Mailproviders eintragen, über den die Mail dann verschickt werden soll, richtig?
Im Web based Management finde ich zwar den Bereich, aber was soll ich denn dort eingeben??
Die Serveradresse soll ich in Form einer IP-Adresse eingeben, ich kenne aber nur die Adresse "smtp.ionos.de", das ist die sendeadresse meines Providers.
Ich habe alle möglichen Einträge versucht, aber es kommt immer zu einem Timeout.

Ich muss echt sage, das reicht mir schon wieder. Da verkaufen die ein an sich gutes Gerät, aber um es sinnvoll in Betrieb zu nehmen muss man schon wieder den halben Tag recherchieren, Anleitungen lesen, Leute fragen. Echt ätzend.

Ich bin nicht ganz blöd, hab sogar ein abgeschlossenes Informatikstudium hinter mir, aber damit komme ich nicht klar. Wenn ich mir vorstelle, meine Mutter oder Frau sollte das machen, die wären hoffnungslos überfordert (ich selbst ja auch schon)

Kannst Du helfen? Wie hast Du das hingekriegt?

Danke und viele Grüße,

Björn

HaPeKa

22.08.2020, 19:39

Hallo Björn,

um es vorweg zu nehmen: Solange du im heimischen Netzwerk mit lokalen IP Adressen für Scanner und Synology arbeitest, funktioniert das alles recht gut und einfach.

Bei der Namensauflösung hat Brother aber geschlampt und die web-basierte Software ist weder intuitiv noch benutzerfreundlich.

Als ich den Scanner vor etwas mehr als einem Jahr eingerichtet habe, hatte ich auch regen Kontakt mit dem Brother Support und nach zwei Wochen hin- und her eine Anleitung von Brother Japan bekommen, um eine SFTP Verbindung einrichten zu können. Was damals auch klar war: Domain Namen mit Bindestrich (-) wurden nicht unterstützt, das hat mich einige Teststunden gekostet.

Ich habe es damals mit einer FTP Lösung implementiert. Auf der Synology habe ich einen gemeinsamen Ordner 'Scans' und einen User 'Brother' erstellt, den FTP Service aktiviert und senden an FTP auf den Button unten rechts am Scanner gelegt. Das funktioniert bis heute ... Einfach Stapel Papier einlegen, Taste drücken und alles landet als PDF in 'Scans' auf der Synology.

In der Zwischenzeit hat Brother 2 Firmware Releases veröffentlicht, die ich nicht mehr installiert habe. Never touch a running system :D

Die neuste Firmware findest du hier (https://support.brother.com/g/b/downloadlist.aspx?c=ch&lang=de&prod=ads2700w_us_eu_as&os=10013), sie ist vom 08.07.2020.

Dir zuliebe werde ich aber nächste Woche mal den neusten Firmware Release laden und schauen, was sich geändert hat. Scan to Mail nutze ich nicht, kann ich aber trotzdem mal testen.

Bezüglich des Mailservers 'smtp.ionos.de' kannst du auch 213.165.67.113 eingeben, die Dienstleister halten ihre IP Adressen in der Regel auch sehr lange konstant.

Wenn du mir deine eMail per PN schickst, kann ich dir die SFTP Anleitung, die ich von Brother Japan bekommen habe, per Mail zukommen lassen.

bjoern_krueger

22.08.2020, 21:46

bjoern_krueger

22.08.2020, 23:21

Ich habe jetzt mal ein bisschen in dem Web-interface gestöbert. Das ist so unfassbar unterirdisch schlecht, dass mir die Worte fehlen. Ich habe es noch nicht mal geschafft, einen Eintrag im Adressbuch zu erfassen. Immer kommen völlig absurde Fehlermeldungen.
Wie kann man sowas nur veröffentlichen???

Einen Netz-Ordner zu konfigurieren, in den gescannt werden soll, ist ebenso kryptisch, unlogisch und nicht intuitiv zu machen. Eine Hilfe oder Erklärung, was man wo eintragen muss, sucht man vergeblich.

Einfach unglaublich.

Ich leg das jetzt zur Seite, morgen versuche ich es nochmal. Vielleicht hab ich mich dann auch beruhigt, gerade bin ich echt wütend und könnte das Ding aus dem Fenster schmeißen...

bjoern_krueger

23.08.2020, 00:31

hat mir keine Ruhe gelassen...
Und ich hab's jetzt hinbekommen, hab ein Video gefunden, wo das ganz gut erklärt war.
Ich kann jetzt an eine Mailadresse scannen und auch an einen eigens dafür eingerichteten Ordner auf meiner Synology.

Das ist doch schon mal was! Musste mich erstmal beruhigen, und dann nochmal nüchtern rangehen.

Im Nachhinein nicht so schwer, aber wenn man es ordentlich dokumentieren würde, wäre es natürlich leichter.

Jetzt muss ich noch die Probleme mit dem automatischen sinnvollen Dateinamen lösen und dann mach' ich das Fenster wieder zu (durch das ich den Scanner fast rausgefeuert hätte)

steve.hatton

23.08.2020, 00:32

Auf die schnelle gefunden:

https://www.youtube.com/watch?v=K6QmtB9TVJ4

Ok too late.

bjoern_krueger

23.08.2020, 01:37

Nö, nicht too late:D
Danke für den Link, schau ich mir morgen an.

Ich hab's jetzt soweit, dass ich verschiedene Schnelltasten konfiguriert habe, die bewirken dass die eingelegten Seiten entweder als eine einzige Sammeldatei bestehend aus mehreren Seiten, oder aber als Einzeldateien pro Seite auf meiner Synology landen.

Das Zielverzeichnis der Synology habe ich als Laufwerk in Windows eingebunden, sodass ich die Dateien gleich zugreifbar habe.

Jetzt könnte ich das Verzeichnis noch mit Onedrive syncen, dann hätte ich auch unterwegs Zugriff.
Habe ich aber auch so, denn ich kann ja von unterwegs auf die Synology zugreifen.

Per Knopfdruck an hinterlegte Mailadressen kann ich auch scannen.

Was jetzt noch fehlt, ist die automatische Seitendrehung, wenn ich das Papier falsch rum eingelegt habe. Das soll ja gehen, ich habs nur noch nicht gefunden, wo man das einstellt.

Ach ja, ist schon ein etwas umständliches Unterfangen, aber wenn man es erstmal hat, ist es OK.

Aber für heute reicht es, morgen geht's weiter.

Viele Grüße,

Björn

bjoern_krueger

23.08.2020, 01:46

@Björn

genau deswegen habe ich ihn gekauft, der scannt auch die langen Kassenzettel. Wenn man eine Buchhaltung führt, will man die auch gescannt haben. Schön ist auch, dass man am Scanner nichts einstellen muss, nur den Zettel einigermassen gerade halten, den Scanknopf drücken, und schwupps, weg ist er :D

Moin nochmal!
Ich hab gerade mal einen langen Bon eingelegt, den hat er nun doch nicht durchgezogen, sondern am Ende einen Papierstau angezeigt.
Du hast ja geschrieben, dass man nichts einstellen muss, insofern bin ich jetzt etwas verwundert
Hast Du da vielleicht doch irgendwas eingestellt, damit er die langen Dinger frisst?

Danke und viele Grüße,

Björn

HaPeKa

23.08.2020, 07:32

Guten Morgen, hoffe, du konntest nach all der Aufregung noch schlafen :crazy:
Die Logik der Software erschliesst sich einem nicht, aber die ist übrigens bei allen Brother Scannern so und nicht abhängig vom Modell.

Wie lange sind denn deine langen Kassenzettel? Meine sind von der Tankstelle und manchmal auch aus einem Shop, die längsten etwas länger als A4 ... und ich habe damit keine Probleme ... einfach rein, durchziehen lassen und that's it.

Meldet es bei dir Papierstau oder gibt es tatsächlich einen?

HaPeKa

23.08.2020, 08:24

Habe dir die Korrespondenz mit Brother gemailt ... vielleicht findest du dort ja noch den einen oder anderen Tipp ... aber da's jetzt soweit läuft, don't touch it anymore :D

Bezüglich des Erkennens und automatischen Benennens der Dokumente: Könnte ein Upgrade der Synology eventuell sinnvoller sein als die Investition in zusätzliche Software?

Nachdem ich jetzt mit ca. 200 Dokumenten synOCR getestet habe, muss ich sagen, es tut, was es soll, aber die automatische Namensgebung würde mir nicht genügen. Mir bringt es nichts, dass die Software rausfindet, dass es eine Rechnung ist und diese z.B. als "20200823 - Rechnung" in einen Ordner "Rechnung" ablegt. Das ist vielleicht für eine erste Triage bei ganz vielen Dokumenten ein Anfang.

Ich werde die Automatik nicht nutzen, aus folgenden Gründen:

1) Wenn ich mal was suche, suche ich nach einer anderen Logik als die Software.

Eine Rechnung für eine Sony A7 möchte ich wie folgt abgelegt haben:
\Ablage\Hobby\Fotografie\20200823 - Digitec - Sony A7

Das schafft keine automatische Erkennung.

2) Wenn das System mal läuft, kommen nicht so viele neue Dokumente dazu, dass man die nicht selber benennen und ablegen kann ...

steve.hatton

23.08.2020, 09:54

Guten Morgen, hoffe, du konntest nach all der Aufregung noch schlafen :crazy:
Die Logik der Software erschliesst sich einem nicht, aber die ist übrigens bei allen Brother Scannern so und nicht abhängig vom Modell......

Das ist wohl so, egal ob Scanner oder Multifunktionsgerät......mein letzter Brother hat immer wieder auf A3 gedruckt weil das mal am Anfang als Kopiergröße eingestellt war - das kann man nachträglich nicht ändern - man muss das Gerät komplett neu einrichten !

Bei meinem aktuellen MFC-J6930DW ist das ebenso - die Jungs bei Brother sind da echt schlampig was das UI betrifft.

STOEVERS

23.08.2020, 10:08

Es kostet Geld, aber das ist das einzige, was bei mir funktioniert:

- Dokumentenscanner mit Netzwerkanschluss, kein Multifunktionsgerät, was viel zu langsam scannt: Scannen und Ablegen auf NAS muss „mal eben schnell“ gehen, sonst bleibt alles liegen
- gutes DMS Programm zur Ablage und Archivierung. Ich nutze ELO. Da gibt’s aber auch bestimmt andere.

Kostenlos gibt’s leider nichts Gutes...

HaPeKa

23.08.2020, 10:44

Kannst du was zu dem Erkennen und automatischen Benennen von Dokumenten mit ELO sagen? Funktioniert das, was der TO sich vorstellt?

Wie bereits geschrieben, für den privaten Einsatz (für mich) erachte ich ein DMS als Overkill. Die Anzahl der Dokumente, die es abzulegen gibt, ist übersichtlich. Ich schätze meinen täglichen Aufwand für Dokumentenverwaltung und Buchhaltung auf ca. 5-10 Min. / Tag. Mit Automation lässt sich da nicht viel Zeit einsparen. Die Automatismen muss ich ja auch immer mal wieder kontrollieren und ggf. korrigieren ...

STOEVERS

23.08.2020, 12:08

Man muss sich Schablonen machen, damit ein DMS automatisch verschlagworten und ablegen kann. Das habe ich z.B. für meine Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Rechnungen gemacht. Das DMS muss Bereiche auf den Dokumenten kennen, wo es spezifische Informationen finden soll. Das muss man dann vorher definieren. Der nicht triviale Aufwand muss sich aber - daher zurecht die Fragestellung -„lohnen“.

Sonst muss man die Verschlagwortung händisch machen, um die Ablage anschließend automatisch vornehmen lassen zu können.

Für private Zwecke - ich habe zugegeben nebenbei noch ein kleines Gewerbe - würde ich sonst alles nur Einscannen und in ein Verzeichnis ablegen lassen. Im Hintergrund sorgt die OCR Erkennung für die Grundlage zum Suchen und Finden von Unterlagen.

Wichtig für mich ist der „innere Schweinehund“, der einem sagt, „och nö, jetzt den Rechner anmachen, scannen über Multifunktionsgerät dauert ja auch - nee, das mache ich lieber am Wochenende!“ —> dann bleibt das nämlich liegen. [emoji12]

Das muss schnell gehen! Und das klappt nur mit gutem Dokumentenscanner...

HaPeKa

23.08.2020, 13:49

Und genau das geht ganz gut mit dem Brother ADS-2700W und einer Synology. Da muss der PC nicht laufen, landet alles in einem Scan Directory. Und wenn die Synology neueren Ursprungs ist und das Docker Paket installiert werden kann, geht auch die Texterkennung und das Erstellen des OCR Layers mit synOCR automatisch.

Ich denke, für private Zwecke schon recht professionell :D

Mit der Durchsuchbarkeit ist es dann wieder etwas schwieriger. Die Indizierung von Windows funktioniert nur auf lokalen Laufwerken (inkl. ext. USB Laufwerke), nicht auf Netzwerklaufwerken, da müsste man dann auch noch etwas frickeln ...

bjoern_krueger

23.08.2020, 17:19

Moin!

Also ich hab's jetzt so weit geschafft:

Zwei Profile angelegt:

Profil "SAMMEL Stapel" sorgt dafür, dass der eingelegte Papierstapel als eine einzige mehrseitige Datei eingescannt wird

Profil "SAMMEL Einzeldateien" sorgt dafür, dass jede Seite des eingelegten Stapels als jeweils separate Datei eingescannt wird.

Die Scantaste am Gerät führt das erste Profil aus.

Die Scandateien landen in einem freigegebenen Ordner auf meiner Synology. Dazu muss mein Rechner nicht eingeschaltet sein.

Funktioniert sehr gut.

Ich werde jetzt noch ein paar weitere Profile anlegen, es gibt ja durchaus einige Schnelltasten, auf die man die Profile legen kann. Da könnte man schon eine grobe Vorsortierung drüber erreichen.

Vielleicht ein Profil für Schreiben von Versicherungen, eins für Rechnungen, eins für Bank-Zeuchs etc.

Jedes Profil könnte die Dateien in einen separaten Eingangsordner speichern, das wäre leicht zu machen.

Die ganze OCR-Erkennung und Durchsuchbar-Machung (was für ein Wort) würde ich über eine Software machen, die ich von Zeit zu Zeit auf dem PC über die freigebenen Ordner, in denen die Roh-Scans liegen, drüberlaufen lassen.

Da gibt es auch günstige Software, die das kann, aber da bin ich noch am Anfang der Recherche.

Leider funktioniert das von HaPeKa geschilderte Verfahren mit meiner DS715 ja nicht, und da jetzt noch Kohle zu investieren, weiß nicht, ob sich das lohnt.

Wie schon jemand schrieb, wenn erstmal der Grundzustand hergestellt ist, ist der tägliche Aufwand eher gering. die zweidrei Briefe, die da im Schnitt pro Tag kommen, sind in wenigen Minuten gescannt und abgelegt.

Der Große Aufwand liegt in der initialen Digitalisierung der ganzen bestehenden Dokumente. Da werden wohl einige Abende bei draufgehen.

Aber ich wette, wenn das fertig ist, ist das ein echt guuuuuutes Gefühl!

Euch allen nochmal danke für die rege Beteiligung in diesem interessanten Thread. Hätte gar nicht gedacht, dass das auf so viel Interesse stößt, in einem Foto-Forum!

Mein Dank soll jetzt aber nicht bedeuten, dass die Diskussion zuende sein muss, ganz im Gegenteil, ich freue mich über weitere Tipps und ERfahrungsberichte.

Viele Grüße,

Björn

bjoern_krueger

23.08.2020, 17:25

Ach so, noch zu dem Problem mit den langen Bons: er zieht den Bon ganz normal ein, doch kurz vor dem Ende hält er an, und gibt die Meldung aus, es sei zu einem Papierstau gekommen, und ich solle die Klappe öffnen, um den Stau zu beseitigen.

Es ist aber kein Papierstau vorhanden, es steckt einfach nur das letzte Stück des Bons noch im Gerät.

Komisch, irgendwo habe ich meine ich gelesen, dass das Gerät praktisch endlos einscannen kann, es war die Rede von einer maximalen Länge von über 5000 mm also über 5 Meter! OK so lang wird wohl kein Bon der Welt sein, aber einen halben Meter schafft man schon mal. Aber wohl doch eher selten, und meist ist da immer noch Werbung unten dran, die kann man abschneiden, und dann sollte es eigentlich in 95% der Fälle funktionieren.

Ich finde das Gerät eigentlihc ziemlich gut, es frisst sogar Kreditkarten, Visitenkarten, ganz kleine Kassenbons, und man kann das alles einfach in den Einzug legen, ohne irgendwas einzustellen. Das ist schon sehr praktisch.

Wenn das jetzt noch mit den überlangen Bons irgendwie zu lösen ist, bin ich eigentlich restlos zufrieden (und das will schon was heißen!)

steve.hatton

23.08.2020, 17:35

Vielleicht gibt es eine besondere Voreinstellung für ellenlage Bons ?

HaPeKa

23.08.2020, 17:43

Wenn du mal das Gerät in den 'normalen' Betrieb überführst, dann wirst du sehen, dass die Default-Einstellung für die Scan-Taste am besten auf 'Sammel Stapel' ist, wie du's gemacht hast. Sind 2-3 Dokumente zu scannen, dann machst du das nacheinander, ist keine grosse Sache.

Zu den überlangen Bons: Du kannst den auch an einer passenden Stelle auseinanderschneiden und die beiden Teile als Stapel scannen. Dann hast du halt ein Dokument mit 2 Seiten ... who cares ...

bjoern_krueger

23.08.2020, 21:57

Das mit dem Auseinanderschneiden ist natürlich eine sehr einfache, intuitive und vollkommen problemlösende Idee!
So werde ich das machen. Man könnte die beiden Teile vielleicht sogar nebeneinander in den Einzug legen, hab ich aber noch nicht probiert, ob der Scanner das akzeptiert.

STOEVERS

23.08.2020, 22:05

bjoern_krueger

23.08.2020, 22:22

HaPeKa

23.08.2020, 22:52

Vor wenigen Wochen wurden ja die neuen Synology DS220+ (https://www.synology.com/de-de/products/DS220+) und DS720+ (https://www.synology.com/de-de/products/DS720+) released, mit deiner vergleichbar, einfach 5 Jahre neuer und daher mit neuster Softwaretechnologie.

Die Plus Modelle haben die beste Performance, auch bezüglich der Vorschaubilder ...

Ich habe eine DS218+ und eine DS3615xs im Einsatz ...

bjoern_krueger

24.08.2020, 10:00

Moin!

Lange Bons funktionieren!

Dazu muss man lediglich ein Profil anlegen, darin das Papierformat auf "long Paper Narrow" stellen, das Profil dann auf eine Shnelltaste legen, und schon kannste auch einen Bon von >1m Länge durchjagen!

Interessant ist, dass man dieses Format über die Optionen direkt am Scanner nicht auswählen kann. Muss man auch erstmal drauf kommen...

Hab einfach mal ein DIN A4 Blatt in 4 Streifen geschnitten, mit Tesa zusammengeklebt, und dann noch einen langen Rewe-Bon drangeklebt. Insgesamt ist der "Bon" ca. 1,5 m lang, den hat der Scanner ohne Murren direkt mal durchgezogen.

Super, jetzt bleiben eigentlich keine Wünsche mehr offen.

Nur noch die nachfolgenden OCR-Prozesse muss ich noch klären.

Viele Grüße,

Björn

bjoern_krueger

24.08.2020, 11:24

Noch was:

Szenario:
ich lege zwei Blätter ein, eins davon ist beidseitig bedruckt, eins nur einseitig.

Nun möchte ich, dass für jedes eingelegte Blatt eine einzige Datei generiert wird.
Heißt:

Für das beidseitig bedruckte Blatt: Eine Datei mit 2 Seiten

Für das einseitig bedruckte Blatt: eine Datei mit einer Seiten

Dazu gibt es in den Einstellungen ja folgende Optionen:

Dateityp

hier kann man auswählen:
- PDF einseitig
- PDF mehrseitig
- und noch andere PDF-Formate, jeweils ein- und mehrseitig

2-seitiger Scan

hier kann man auswählen
- Aus
- Ein

Für mein obiges Szenario habe ich nun Folgendes eingestellt:
Dateityp: PDF einseitig
2-Seitiger Scan: EIN

Was kommt dabei raus:
Drei einzelne Dateien. Das beidseitig bedruckte Blatt ist also auf zwei separate Dateien aufgesplittet worden.

Ich würde mal sagen, das geht dann wohl nicht anders. Die Option "2-seitiger Scan" aktiviert oder deaktiviert dass Vorder- und Rückseite gleichzeitig gescannt werden, "Dateityp", ob die erstellte Datei eine oder mehrere Seiten haben kann.

Eine Möglichkeit, einen gemischten Stapel auf die genannte Weise zu scannen, geht dann wohl nicht.

Egal, dann nutzt man eben die Option "Fortlaufender Scan", dann wird man am Ende gefragt, ob man einen weiteren Scan durchführen will. So kann man dann seinen Stapel in mehrere Teile teilen.

Es ist ja auch nur am Anfang relevant, wenn man die alten Sachen archiviert, wenn es später nur noch den "Regelbetrieb" gibt, ist das alles sowieso nicht mehr so relevant.

Viele Grüße,

Björn

HaPeKa

24.08.2020, 16:57

Der Scanner scannt immer beide Seiten. Ist eine leer, wird aber nur eine abgespeichert.

Der Begriff PDF einseitig und PDF mehrseitig ist verwirrend, gemeint ist ein Blatt oder mehrere Blätter.

Wenn du also Dateityp "PDF einseitig" (eigentlich einblättrig) und 2-seitiger Scan wählst, dann kannst du ein Blatt, das effektiv einseitig und eines das zweiseitig ist einlegen. Als Resultat hast du dann 2 PDFs, eines mit einer Seite und eines mit 2 Seiten ...

In der Praxis lege ich eh immer nur die Blätter ein, die in ein PDF müssen. Das ist ja schnell erledigt, wenn man die Post nicht auftürmen lässt ...

Gratulation zum langen Zettel, die Option kannte ich nicht ... Aber längere als ca. 40cm habe ich bisher auch nicht gescannt, und die gehen auch ohne Spezialeinstellung durch :D

bjoern_krueger

25.08.2020, 01:36

Moin!

Danke, das probiere ich morgen (heute) gleich mal aus. Ganz verstanden hab ich das nicht, aber wenn ich es nachvollzogen habe, klappt das schon.

Ich habe heute Abend meine Kiste mit den gesammelten Werken seit knapp 2 Jahren digitalisiert, das sind insgesamt 100 Dokumente, allerdings viele auch mit mehreren Seiten. Ganz bin ich noch nicht fertig, aber ich hab jetzt keine Lust mehr ist, ja schon halb zwei...

Das funktioniert alles recht gut, besonders viel Spaß hat der große Stapel Kontoauszüge gemacht. 125 einzelne Blätter in 2 Durchgängen, das flutscht ganz gut. Das Schreiben über WLAN auf die Synology braucht dann allerdings ein Bisschen.

Was übrigens auch ganz gut funktioniert, wenn man viele Briefe, die alle zu einem Thema gehören, einscannen will, spart es ungemein Zeit, wenn man in der Scannerkonfiguration den Namen der Scandatei gleich im Vorwege entsprechend anpasst.
Zum Beispiel "MasterCard_Abrechnung_JJJJMM_", dann landen die Dateien gleich mit dem richtigen Namen im Zielordner, und man muss nur noch Details umbenennen.

Macht aber natürlich nur Sinn, wenn man (so wie ich) jahrelang sammelt, und sich dann die Briefe ansammeln.

Auf jeden Fall hat es soooo gut getan, den riesigen Haufen Papier in einen Müllsack zu stopfen!

bjoern_krueger

27.08.2020, 17:36

Ich wollte mal kurz berichten, wie es so läuft.

Inzwischen habe ich drei lange Abende damit verbracht, die ersten fetten Ordner zu
digitalisieren. Die schlimmsten mit den ganzen Versicherungen, Fondspolicen, BUs, uralten Depots, Finanzierungen längst verschrotteter Geräte und, und, und hab ich inzwischen durch.
Insgesamt sind es 8 prall gefüllte Ordner, die sich jetzt verwandelt haben in einen großen Wäschekorb voller Altpapier und einen einzigen Ordner mit Original-Policen und Verträgen.

Ein guuuuuutes Gefühl!

Mein Ablagesystem besteht bisher darin, dass ich die gescannten Dateien (knapp 300) einigermaßen sinnvoll benannt, und dann in eine verschachtelte Ordnerstruktur abgelegt habe. Das kann ich später immer noch in einem DMS einlesen, falls das nötig sein wird. Glaube ich aber nicht, ehrlich gesagt.

Was ich aber noch machen will, ist eine Umwandlung des ganzen Zeugs in lesbare PDFs. Das wird sicher ne Weile dauern. Aber die Möglichkeit, sogar Kontoauszüge textlichdurchsuchen zu können, ist schon sehr charmant.

Was sind die Erfahrungen mit dem Scanner?

Im Prinzip ist das Ding echt genial! Rasend schnell, lediglich die Übertragung der Dateien per WLAN zur NAS dauert bei großen Dateien etwas.
Zum Beispiel hab ich meine ganzen Kontoauszüge nicht einzeln, sondern immer den Stapel eines ganzen Jahres als eine Datei gescannt. Das sind dann so ca. 100 Seiten in einer Datei, das dauert dann schon ein Bisschen (ca. 1 min würde ich sagen).
Das Scannen des Stapels geht aber sehr schnell, einfach einen Packen einlegen, und das Gerät zieht die ruckzuck durch.

Überhaupt zieht das Ding praktisch alles durch. Sogar A4-Blätter mit aufgeklebter Kreditkarte hat er ohne Murren gefressen.

Was auch gut ist, sind die 25 Favoriten, die man ganz individuell mit Einstellungen und Scanzielen belegen kann.
Im Grunde wird es aber darauf hinauslaufen, dass ich für den späteren Regelbetrieb nur ein paar davon benötigen werde.

Das Scanziel wird später wahrscheinlich immer ein Sammelordner sein, und was auf den einzelnen Favoriten abgelegt ist, werden Scaneinstellungen sein.
Zweiseitig, einseitig, Farbe, Grau, SW, dass man Seiten nachlegen kann, und Kombinationen davon.

Die Scanziele sind so unterschiedlich, dass es keinen Sinn macht, das auch noch auf die Favoriten zu legen. Umbenennen muss man die Dateien ja sowieso, und man findet sie besser, wenn sie alle in einem einzigen Ordner sind, als wenn sie überall verstreut liegen.

Im Regelbetrieb wird es ja auch kaum vorkommen, dass man so viele Dokumente einscannen muss. Das sind mal 2 oder 3 Briefe am Tag, nicht so wie jetzt, hunderte.

Was nicht so gut ist, ist die Erkennung leerer Seiten. Ich hatte viele geheftete Stapel, und nachdem ich zuerst die Klammern rausgefummelt hatte, bin ich dann dazu übergegangen, die Ecke mit der Heftklammer einfach abzuschneiden.
Und diese fehlende Ecke erscheint als graues Dreieck, dass der Scanner als Inhalt interpretiert, und die Seite daher mit scannt. Auch Löcher vom Locher sieht er gerne als Inhalt und erkennt nicht, dass die Seite eigentlich leer ist.

Aber was soll's, dann ist da eben hin und wieder eine leere Seite drin, macht ja nichts.

Was auch praktisch wäre, wenn er erkennen würde, dass ein Blatt falsch herum im Scanner steckt, und es automatisch dreht. Das sollte ja technisch nicht so schwierig sein. Aber das ist wirklich nicht so schlimm.

Ich denke, dass ich noch so ca. eine Woche brauche, bis ich alle meine Unterlagen eingescannt haben werde.

Macht richtig Spaß, das Ding zu benutzen.

Viele Grüße,

Björn

Irmi

28.08.2020, 09:44

Und was machst du dann mit dem Scanner, wenn du fertig bist? Behältst du ihn?

HaPeKa

28.08.2020, 10:15

Der kommt dann in den 'Regelbetrieb' :top:
Im Regelbetrieb wird es ja auch kaum vorkommen, dass man so viele Dokumente einscannen muss. Das sind mal 2 oder 3 Briefe am Tag, nicht so wie jetzt, hunderte.

bjoern_krueger

28.08.2020, 21:18

Klar, den behalte ich. Ich will ja später alles was kommt auch einscannen.
Ist echt super das Teil, und wenn man ihn erstmal durchschaut hat, ist es auch ganz einfach. Müsste halt nur etwas besser dokumentiert werden. Kann ja mal ein Youtube-Video machen. Es wäre mein erstes. Nee, das ist nix für mich...

bjoern_krueger

02.09.2020, 09:52

Moin Leute!

Ich hab nochmal eine Frage an die erfahrenen Archivierer.
Und zwar habe ich jetzt mal probehalber ein paar von den pdfs in lesbare pdfs umgewandelt. Gemacht habe ich das mit dem Programm "Paperport", welches dem Scanner beilag.

Wenn ich so eine umgewandelte pdf jetzt im normalen Acrobat Reader öffne, kann ich sie auch ganz normal durchsuchen, das funktioniert ohne Probleme.

Aber: Wenn ich die Windows-Suche verwende, also im Explorer den Ordner anzeige, und dann oben rechts ins kleine Suchfeld den Suchbegriff eingebe, funktioniert das nicht. Die Datei wird nicht gefunden. In PaperPort funktioniert die Suche.

Grundsätzlich werden in der Windows-Suche pdf-Dateien durchsucht, ich habe welche, die ich allerdings nicht selbst gescannt habe, und die werden von der Windows-Suche durchsucht und gefunden.

Nun habe ich mal folgendes Experiment gemacht:

Zwei Dateien:
rxv685.pdf
Bedienungsanleitung meines AV-Receivers, heruntergeladen von der Yamaha-Seite
Speicherort: D:\Onedrive\Eigene Dateien\Diverses\Bedienungsanleitungen
Suchbegriff: "Frontblende"
Suchbegriff in Acrobat-Reader gefunden: JA
Datei in Windows-Suche gefunden: JA

Rechnung_ASUS-Notebook.pdf
von mir eingescannte Rechnung meines Notebooks
Speicherort: D:\Onedrive\Eigene Dateien\AblageScans\Rechnungen
Suchbegriff: "Flip"
Suchbegriff in Acrobat-Reader gefunden: JA
Datei in Windows-Suche gefunden: NEIN

So, nun gehe ich im Windows-Explorer in den Ordner D:\Onedrive\Eigene Dateien und mache Folgendes:

Eingabe von "Frontblende" ins Suchfeld
=> Die Datei rxv685.pdf wird sofort gefunden

Eingabe von "Flip" ins Suchfeld
=> nichts gefunden

So, nun verschiebe ich die Datei rxv685.pdf in den Ordner, in dem auch die von mir gescannte Rechnung liegt.
Eingabe von "Frontblende" ins Suchfeld
=> Die Datei rxv685.pdf wird NICHT gefunden
Schlussfolgerung: Es muss am Ordner liegen

Also: ich verschiebe die Rechnung des Notebooks in den Ordner, in dem die Bedienungsanleitungen liegen. Dort sollte die Suche ja funktionieren.
Eingabe von "Flip" ins Suchfeld
=> Die Datei wird nicht gefunden!!!

Das ist doch kurios!
Die Dateien im Ordner D:\Onedrive\Eigene Dateien\Diverses\Bedienungsanleitungen werden offensichtlich von der Windows-Suche durchsucht, aber meine im Acrobat-Reader durchsuchbare Rechnung wird dort trotzdem nicht gefunden.

Was ist denn da los??

Ich habe mal ein bisschen recherchiert, und als Hinweis die Indizierung gefunden. Windows indiziert bestimmte Ordner, damit die Suche schnell geht, und nicht bei jedem Suchlauf jede Datei einzeln neu durchsucht werden muss.
Da mein Ordner mit den Scans unterhalb von "Eigene Dateien" liegt, sollte er also mit indiziert sein. Aber auch nach Tagen (so eine Indizierung dauert ja immer etwas) werden meine Dateien trotzdem nicht gefunden.

Ich vesteh's nicht. Ich möchte so gerne meine ganzen Scans inhaltlich durchsuchen können, aber irgendwie klappt das nicht.

Das ist doch ziemlich magisch, und ich hoffe, jemand hier kann helfen.

Danke und viele Grüße,

Björn

HaPeKa

02.09.2020, 09:57

Hallo Björn,

das habe ich bereits in Post 62 (https://www.sonyuserforum.de/forum/showpost.php?p=2156246&postcount=62) erwähnt und ist ein weiterer Grund, warum ich mir das nicht antue.

Windows indexiert nur lokale Laufwerke (inkl. USB Laufwerke), keine Netzwerklaufwerke. Schau dir mal die Indizierungsoptionen an, dort kannst du nur lokale Laufwerke auswählen (Windows Starttaste -> 'Indizierung' eingeben).

Es gibt aber einige Tools, die das angeblich können, aber die habe ich nicht getestet ...

Bei einem Kollegen haben wir's so gelöst, dass wir das Scan Directory auf dem lokalen PC haben (4TB SSD). Die Scans werden dann umbenannt und auf das Netzwerklaufwerk kopiert. So gibt es einen Backup und die Suche funktioniert auf den Originalscans, die lokal gespeichert bleiben, weil Windows den Index à jour hält ...

Mein Workflow ist aber, wie weiter vorne beschrieben anders und reicht für meine Zwecke. Wie bereits geschrieben, muss ich nur ganz selten was suchen und finde es über die Ordnerstruktur und Namensgebung recht schnell.

bjoern_krueger

02.09.2020, 10:40

Moin!

Ups, das ging schnell! Ich habe meine Frage nochmal umformuliert.

Die beschriebene von mir gescannte Rechnungsdatei liegt ja in einem lokalen Ordner. Ebenso wie die genannte Bedienungsanleitung.
Und selbst wenn beide Dateien im selben Ordner liegen, in dem die Bedienungsanleitung offenbar durchsucht wird, wird meine eigene Rechnung nicht durchsucht.

Und das ist doch unlogisch.

Ich hatte ja extra aufgrund Deines Hinweises die ganzen Dateien von meiner NAS ins normale "Eigene Dateien"-Verzeichnis kopiert, aber wie gesagt, es hat nicht geholfen.

Oder hab ich das immer noch nicht richtig verstanden?

Danke nochmal und viele Grüße,

Björn

HaPeKa

02.09.2020, 11:32

Das ist allerdings komisch.

Hast du mal bei den Indizierungsoptionen geschaut, ob du bei den PDF Dateien auch 'Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren' ausgeählt hast? Standardmässig ist 'Nur Eigenschaften indizieren' gewählt.

Wenn du das umstellen müsstest, müsstest du natürlich den Index neu aufbauen lassen ...

Ansonsten kommt mir auch grad nichts in den Sinn, was da reinfunzen könnte.

Noch was: Vielleicht hast du mal mit verschiedenen PDF-Readern / Programmen rumgemacht. Schau, dass in der Registry folgender Eintrag steht:

Der Key:
HKEY_CLASSES_ROOT\.pdf\PersistentHandler

(Standard) sollte so sein:
{1AA9BF05-9A97-48c1-BA28-D9DCE795E93C}

Falls ein anderer drin steht, mach einen Backup davon und probiere obigen aus.
Anschliessend natürlich Index neu aufbauen ...

P.S: Obigen Rat gebe ich dir nur, weil du "ein abgeschlossenes Informatikstudium hinter dir" hast ... du weisst also, was du in der Registry anrichten kannst ...

bjoern_krueger

02.09.2020, 15:46

Moin!

Wo finde ich denn die Indizierungsoptionen? Und wo stoße ich so eine Indizierung neu an? Ich hätte jetzt vermutet, dass die Indizierung sich aktualisiert, sobald eine neue Datei hinzugefügt wird.

ICh hab da jedenfalls nichts an den Standardwerten geändert, insofern könnte das ein Grund sein, warum meine neuen Dateien nicht über die Windows-Suche nach Inhalt durchsucht werden.

Das mit der Registrierung schau' ich mir an, und ja, ich weiß, was man damit alles schön kaputt machen kann ;o))

Danke nochmal für Deine Unterstützung und viele Grüße,

Björn

HaPeKa

02.09.2020, 16:19

- Windows Start Taste drücken und 'Indizierung' eintippen ...
- Windows und I Taste gleichzeitig und 'Indizierung' eintippen ...

es gibt viele Wege zu den Indizierungsoptionen ...

In den Erweiterten Optionen der Indizierungsoptionen kannst du den Index löschen und neu erstellen.

Neue oder geänderte Files werden sofort indiziert, aber wenn du die Einstellungen änderst oder den Registry Schlüssel kommst du um eine neue Indizierung nicht rum ...

bjoern_krueger

09.09.2020, 08:41

Moin!

Ok, danke nochmal!
Ich habe jetzt mal in den Index-Optionen geschaut, dort ist für pdf-Dateien auch die Durchsuchung nach Inhalt aktiviert.
Allerdings sind pdf-Dateien in der Liste der indizierten Dateien die pdf-Dateien nicht einfach als "pdf-Dateien" aufgeführt, sondern dazu gibt es noch eine Ergänzung im Namen (ich kann gerade nicht nchsehen, mein Computer ist bei der Reparatur...).
Vermutlich bezieht die sich darauf, dass es eine durchsuchbare pdf sein muss, denn normale pdfs lassen sich ja gar nicht indizieren.

Mein Laufwerk D: ist auch als indizierter Ordner eingetragen, darin befindet sich mein Daten\Eigene Dateien\ScanEingang Ordner, in dem die ganzen Scans liegen.

Leider kann ich gerade nichts machen, weil die Kiste wie gesagt in der Reparatur ist.

Wenn ich ihn wiederhabe, werde ich den Index einfach mal neu erstellen lassen, vielleicht geht es dann ja.

Ich habe übrigens festgestellt, dass die Ablage von sinnvoll benannten Dateien in einer Ordnerstruktur im Prinzip gut funktioniert, allerdings ist es zum Wiederfinden der Dateien (sofern man sie nicht inhaltlich durchsuchbar hat) unbedingt nötig, die Dateien trotzdem sinnig zu benennen. Und das ist etwas schwierig durchzuhalten.

Zum Beispiel Kontoauszüge von verschiedenen Banken, oder noch schlimmer, von der selben Bank aber von verschiedenen Konten.
Da nützt es nichts, wenn ich einen Ordner "Banken\Haspa\Björn\Kontoauszüge" habe, und dort die Dateien nach Zeitraum benenne. Also z.B. "2020_01".

Wenn ich von der obersten Ebene per Dateinamen-Suche jetzt nach Kontoauszügen suche, finde ich die nicht.
Die Datei muss dann schon z.B. so heißen:
"Kontoauszug_Haspa_Björn_202002.pdf" oder so ähnlich.

Klar, ich kenne ja meine Ordnerstruktur, insofern würde ich meinen Kontoauszug durch Durchhangeln in der Ordnerstruktur schnell finden.
Aber bei selten verwendeten Dokumenten, die inhaltlich auch noch in mehreren Kategorien sein könnten, wird es lästig.

Was weiß ich, eine Rechnung von der Kfz-Versicherung von einem unserer beiden Autos.

Die könnte man unter
"...\Rechnungen\Auto\Golf" ablegen, oder auch unter
"...\Autos\Golf\Versicherungen\Rechnungen", oder unter
"...\Versicherunten\Autos\Golf\Rechungen, oder...

Das ist jetzt natürlich ein etwas konstruiertes Beispiel, aber es verdeutlicht die Problematik ein Bisschen.

Daher werde ich mich wohl doch auch noch nach einem DMS umsehen, mit dem man die Dateien komfortabel verwalten kann. Wenn möglich eins mit passender App mit Remote-Zugriff.

Das wird bestimmt noch eine etwas längere Aufgabe werden.

Viele Grüße,

Björn

bjoern_krueger

09.09.2020, 08:45

Und noch eine Frage:

Das Einscannen zu Hause ist super und funktioniert ohne Probleme.

Das i-Tüpfelchen wäre es, wenn man das auch von unterwegs machen könnte. Also mit dem Smartphone ein Dokument abfotografieren, und dann soll das Ergebnis als Datei auch in der Scanner-Ablage auf meiner Synology landen.
Oder meinetwegen auch in einem spezifizerten OneDrive-Ordner, denn damit habe ich meinen Scan-Eingang auf der Synology synchronisiert.

Gibt's sowas? Hab schon selbst ein Bisschen recherchiert, aber nichts gefunden.

Es gibt ja den Foto-Upload von Onedrive, damit landen aber alle Fotos in einem Standard-Ordner, den man auch nicht ändern kann. Das ist jedenfalls mein Wissensstand.

Freu' mich auf Tipps!

Danke und viele Grüße,

Björn

GerdS

09.09.2020, 12:49

ich verwende GeniusScan auf dem Eierphone.

Viele Grüße
Gerd

bjoern_krueger

09.09.2020, 15:56

Ok, danke für den Tipp, aber ich hab leider kein eierPhone sondern ein richtiges Smartphone :twisted: :D:D
Aber das gibt es auch für Android, ich probiers gleich mal aus.

Das gibt es ja auch als Bezahl-Version, was ja auch OK ist.

Aber bevor ich das kaufe, kann man damit denn auch auf ein Netzlaufwerk speichern? Und das auch von unterwegs?
Meine Fritzbox ist von außen per DynDNS-Adresse erreichbar, also prinzipiell müsste ich auf beliebige freigegebene Ordner auf meiner Synology NAS zugreifen können.

Irmi

09.09.2020, 16:51

Meine Kontoauszüge kommen von meiner Bank sinnvoll benannt als PDF in mein Bankpostfach und werden nur bei Bedarf heruntergeladen.
Schau mal, ob Deine Bank das anbietet.

conradvassmann

09.09.2020, 17:21

Mein "DMS" heisst Google Drive und Chaos-Ablage ohne manuell erstellte Ordner
Suche findet quasi alles, auch bei Suche nach Inhalten von Tabellen oder Texten in PDF
ELO hatte ich früher mal, ist mir aber auf Dauer zu aufwendig und kompliziert, am laufen zu halten, ausserdem komme ich aktuell von überall ran.

GerdS

09.09.2020, 20:09

..
Aber bevor ich das kaufe, kann man damit denn auch auf ein Netzlaufwerk speichern? Und das auch von unterwegs?
Meine Fritzbox ist von außen per DynDNS-Adresse erreichbar, also prinzipiell müsste ich auf beliebige freigegebene Ordner auf meiner Synology NAS zugreifen können.

Also WebDAV wird angeboten, und sonst alle möglichen Dienste (Google, OneDrive, OneNote, Evernote, FTP,.....).
Ich habe keine Erfahrung damit, aber da geht viel.

Viele Grüße
Gerd

bjoern_krueger

10.09.2020, 07:52

Moin allerseits!

Und danke für Eure Antworten!

Meine Kontoauszüge kommen von meiner Bank sinnvoll benannt als PDF in mein Bankpostfach und werden nur bei Bedarf heruntergeladen.
Schau mal, ob Deine Bank das anbietet.

Ja, das macht meine Bank auch, aber darum ging es mir nicht speziell. Es ging mir darum, dass das Ablagesystem in eine Ordnerstruktur allgemein Nachteile hat, weil man trotzdem die Dateinamen sehr umfangreich und detailliert gestalten muss, wenn man später etwas wiederfinden möchte.
Daher überlege ich, doch ein DMS einzusetzen, was es mir zum Beispiel ermöglicht, bestimmte Dokumente (unabhängig von deren physischem Speicherort) mehreren Kategorien zuzuordnen.
Kontoauszüge sind da noch eines der einfacheren Dinge. Die angesprochene Rechnung von der Kfz-Versicherung ist da schon schwieriger, die kann man inhaltlich in diverse Kategorien einordnen.

Kann aber auch sein, dass ich hier (mal wieder) mit Kanonen nach Spatzen schieße, und eine grundsätzlich nicht soooo komplizierte Sache unnötig aufplüstere (mache ich gerne mal, so nach dem Motto, wenn ich etwas mache, dann richtig...)

Mein "DMS" heisst Google Drive und Chaos-Ablage ohne manuell erstellte Ordner
Suche findet quasi alles, auch bei Suche nach Inhalten von Tabellen oder Texten in PDF
ELO hatte ich früher mal, ist mir aber auf Dauer zu aufwendig und kompliziert, am laufen zu halten, ausserdem komme ich aktuell von überall ran.

Sehr schön! Es gab mal eine Untersuchung, in der man zwei unterschiedliche Ablagesysteme von Mails auf ihre Effektivität hin untersucht hat:
Dein System, also alles einfach ungeordnet in einen Ordner schmeißen, und bei Bedarf die Suchfunktion benutzen
Ein Ablagesystem mit einer tief verschachtelten Ordnerstruktur

Dreimal darfst Du raten, was am Ende effektiver ist. Tipp: Demnach bist Du auf dem richtigen Weg!

Also WebDAV wird angeboten, und sonst alle möglichen Dienste (Google, OneDrive, OneNote, Evernote, FTP,.....).
Ich habe keine Erfahrung damit, aber da geht viel.
Gerd

Ich hab mal eine Mail an die Supportadresse geschickt, mal sehen, was die Antworten.
So ungeheuer wichtig ist es ja auch wieder nicht, wann ist es schon so dringend, dass man nicht warten kann, um das Dokument zu Hause einzuscannen...
Stichwort "Kanonen nach Spatzen"...

Aber schick' wär's schon... :D:D

Viele Grüße,

Björn

bjoern_krueger

11.09.2020, 15:11

Moin!

So, ich hab wieder einen Schritt in eine neue Welt getan! :D

Jetzt kann ich von unterwegs mit dem Handy und Genius-Scan alle möglichen Sachen einscanne, und schwuppdiwupp ist das Zeuch auf meiner Synology!

Mit WebDAV hab ich das zwar nicht hinbekommen, aber aus Genius-Scan heraus kann man die Scans automatisch in einen spezifizierten OneDrive-Ordner schreiben lassen, und den hab ich mittels CloudSync auf meiner Synology mit dem Eingangsordner bidirektional synchronisiert.

Heißt also:
Scan mit dem Handy => Datei landet auf OneDrive => per CloudSync wird die Datei auf die Synology runtergeladen

Scan zu Hause => Datei landet im Eingangsorder der Synology => per Cloudsync wird die Datei nach OneDrive hochgeladen.

Funzt gut.

Das ist schon alles recht smart. Und es ist so ein gutes Gefühl!
Jeden Tag kommen irgendwelche Briefe ins Haus geflattert, die mache ich auf, Scanne sie ein, schmeiße die Originale weg.
Meine Tochter kommt mit Unterlagen aus der Schule nach Hause. Einscannen, wegschmeißen.

Am Abend dann kurz mit dem PC oder dem Handy in den Eingangsordner geschaut, und die Dateien umbenannt und abgelegt. Nix abheften, wegsortieren, Ordner aus Regalen fischen. Oder noch schlimmer: Nix mehr in Schubladen, Kisten oder überfüllten "erledige-ich-später"-Ablagefächern anhäufen!

Die Tage des Leidens beim Einscannen der ganzen alten Unterlagen haben sich gelohnt.

HERRLICH!! :top::top::top:

Viele Grüße,

Björn

PS: Das ist so ähnlich wie beim Abnehmen, wenn man zu dick ist. Bis man 25 Kilo runter hat ist es eine elende Quälerei, aber es lohnt sich! (weiß ich aus eigener Erfahrung ;o))