[steve.hatton]

Vergesst die Steuer nicht....

[bjoern_krueger]

Gut zu wissen!
Ich hätte jetzt vermutet, dass da kein Papier nötig ist, sondern einfach die Tatsache, dass man bei der Gesellschaft einen Vertrag hat. Den der besteht ja, und zwar unabhängig von irgendwelchen Papieren.
Die können sich doch nicht rausreden, nur weil ein Stück Papier fehlt.
Und da hätte ich gedacht, wenn man mit der Policen-Nr. hingeht, sich entsprechend aufweist, sollte das reichen.

Ich werde bei der Gelegenheit bei den Gesellschaften nachfragen, was ich in Original behalten muss.

So wild ist das ja nicht, pro Versicherung ein Vertragsdokument in einem einzigen Ordner, und fertig.
Es geht ja hauptsächlich um die ganze Korrespondenz, die sich im Laufe der Zeit ansammelt und Ordner füllt.

[Anthem]

Ich mache (auf dem Mac) seit ein paar Jahren mit Devonthink. Anfang hatte ich auch noch getagt / verschlagwortet, aber die Textsuche innerhalb vom PDF ist so gut, das ich mir die Zusatzarbeit erspare.

Ohne OCR ist das allerdings alles nicht machbar. Die ist bei Devonthink dabei. Ein Scan ohne Text ist ja nur ein "Foto". Da würde ich ja gar nichts finden. DT gesichtet sogar bei der Suche nach irgendeinem Algorithmus die Fundstellen und die Trefferquote ist ziemlich hoch. Mittlerweile importiere ich sogar meine Mails in eine Datenbank.

Innerhalb der Datenbank lege ich Gruppen an. Die verhalten Sie wie Ordner. Da hinein sortiere ich die Dokumente. Es lassen sich auch Verweise anlegen (Auto / Versicherung / Werkstatt etc.). Ich kann die ganze Datenbank auch so exportieren, das alle Dokumente in Ordner exportiert werden, die der Datenbankstruktur entsprechen. Das war mir wichtig. Ich will mich nicht darauf verlassen, das eine Software die nächsten 20 Jahre existiert.

Mein Papierberg hat sich um 95% reduziert. Ich scanne (Fujita Scansnap) auch nach und nach alle alten Sachen ein und was nicht als Original benötigt wird, wird geschreddert.

Wichtig a) Es kommt nichts in die Cloud.
Wichtig b) Sollte ich mal überlegen, was in die Cloud zu speichern, gilt a.
Wichtig c) Datensicherung. Automatisch, doppelt mit getrennten Systemen/Software. Kein Backup, kein Mitleid.

Alles gute bei deinem Vorhaben
Michael

[rudluc]

Ich habe auch DevonThink (Pro) in Benutzung. Wie klappt die Zusammenarbeit mit dem Fujitsu-Scanner, genauer gefragt: stößt du den Scanvorgang aus DevonThink heraus an oder vom Scanner aus?

[bjoern_krueger]

Moin!

Klingt interessant, doch leider gibt es das nur fürn Mac.
Kommt daher für mich nicht in Frage, schade.

Trotzdem danke und viele Grüße,

Björn

[Anthem]

Zitat von rudluc

Ich habe auch DevonThink (Pro) in Benutzung. Wie klappt die Zusammenarbeit mit dem Fujitsu-Scanner, genauer gefragt: stößt du den Scanvorgang aus DevonThink heraus an oder vom Scanner aus?

Das klappt gut. Aus DT direkt scanne ich nie bzw. ich habe es noch nie versucht. In der Fujitsu Software habe ich verschiedene Presets und eines davon übergibt den Scan direkt an DT, dort findet das OCR satt und die Dokumente landen im Eingangsordner.

Ein anderes Preset scannt ein PDF, macht OCR und speichert das PDF in der Inbox. Wenn ich DT starte holt es sich alles Dokumente die in der Inbox liegen.

Gruß
Michael

[ddd]

moin,

Zitat von bjoern_krueger

Die können sich doch nicht rausreden, nur weil ein Stück Papier fehlt.

nicht "rausreden", der Versicherungsschein ist eine Urkunde, und die gilt nur im Original oder einer (vollstreckbaren) Ausfertigung durch z.B. einen Notar. Wenn eine Urkunde untergeht oder einen Ausfertigung zur Legitimation nicht vorgelegt werden kann, muss der Verlust glaubhaft gemacht werden und dann wird die öffentlich aufgeboten und nach einiger Zeit für kraftlos erklärt usw. Das willst Du Dir nicht ohne Not antun, das kostet auch nicht schlecht (ggfs. Notar usw.).

Vorsicht auch vor CloudServern, die Betreiber sind in den USA dazu verpflichtet, die Inhalte auf bestimmte Merkmale zu scannen und "Treffer" zu melden, es gab und gibt immer wieder "false postives" mit gravierenden Folgen bis hin zu nächtlichen SEK-Einsätzen auch in DE.

-thomas (papierlos ist eine Schöne Illusion, die zu meiner Zeit wohl nicht mehr Realität werden wird)

[steve.hatton]

Zitat von ddd

.... muss der Verlust glaubhaft gemacht werden und dann wird die öffentlich aufgeboten und nach einiger Zeit für kraftlos erklärt usw. Das willst Du Dir nicht ohne Not antun, das kostet auch nicht schlecht (ggfs. Notar usw.).
...)

Und es dauert.

Wir hatten das schon das ein oder andere Mal wenn Verkäufer einer Immobilie eine Briefgrundschuld eingetragen - auch längst bezahlt/getilgt - aber das Dokument nicht mehr hatte - der letzte wartete dann über 12 Monate bis die Kraftloserklärung vom Amtgericht kam und er diesen Teil des Kaufpreises erhielt - und nicht nur dieser Betrag sondern das doppelte wurde vom vom Notar als Rückversicherung für den Käufer nicht fälig gestellt, bis der lastenfreie Übergang gesichert, also die Kraftloserklärung da war !

[bjoern_krueger]

Zitat von ddd

moin, nicht "rausreden", der Versicherungsschein ist eine Urkunde, und die gilt nur im Original oder einer (vollstreckbaren) Ausfertigung durch z.B. einen Notar. Wenn eine Urkunde untergeht oder einen Ausfertigung zur Legitimation nicht vorgelegt werden kann, muss der Verlust glaubhaft gemacht werden und dann wird die öffentlich aufgeboten und nach einiger Zeit für kraftlos erklärt usw. Das willst Du Dir nicht ohne Not antun, das kostet auch nicht schlecht (ggfs. Notar usw.).

Vorsicht auch vor CloudServern, die Betreiber sind in den USA dazu verpflichtet, die Inhalte auf bestimmte Merkmale zu scannen und "Treffer" zu melden, es gab und gibt immer wieder "false postives" mit gravierenden Folgen bis hin zu nächtlichen SEK-Einsätzen auch in DE.

-thomas (papierlos ist eine Schöne Illusion, die zu meiner Zeit wohl nicht mehr Realität werden wird)

ja, das stimmt, ich habe heute mit der Gesellschaft telefoniert, bei der ich meine Fondsgebundenen Lebensversicherungen habe. Man braucht auf jeden Fall die Original-Police, so ist das in den AGBs geregelt.
Wenn man die nicht mehr hat, muss man das anzeigen, dann schicken die ein Formular, damit kann man dann eine neue Police anfordern.

Ich finde das eigentlich nicht richtig. Ich habe doch einen Vertrag mit dem Unternehmen, ob es da nun ein Papier gibt oder nicht, sollte doch heutzutage irrelevant sein. Und wenn ich bzw. meine Angehörigen im Fall der Fälle sich ausweisen könne, dann muss das doch reichen.

Es gibt ja auch Gesellschaften, die bieten auf ihren Portalen alles online an. Meine Handyversicherung funktioniert so. Da gibt es ein Portal, da kann man alle Unterlagen einsehen, und die ganze Kommunikation geht online ohne jedes Papier.
So stelle ich mir das heutzutage vor.

Naja, aber wenn es eben so ist, dann werde ich die Originalpapiere natürlich aufbewahren.

[bjoern_krueger]

Moin Leute!

Vorab wieder kurz die Frage:
Gibt es schlaue Software, die beim Umwandeln von PDFs in durchsuchbare PDFs aus der Original-PDF inhaltliche Informationen liest, und daraus einen Dateinamen für die durchsuchbare pdf generiert und dem Anwender wahlweise vorschlägt?


Das wäre eine unschätzbare Erleichterung bei der initialen Digitalisierung der Papierunterlagen.

Denn integraler Bestandteil der ganzen Sache ist ja die eigentliche Digitalisierung der Papierdokumente.
Das verursacht initial natürlich einen immensen Aufwand, weil es sich um hunderte, wenn nicht tausende Seiten handelt, die da durch den Scanner wandern müssen.

Entsprechend viele Dateien gilt es anschließend sinnvoll umzubenennen und zu kategorisieren. Desweiteren sollten die pdfs auch noch durchsuchbar sein, was bedeutet, dass man sie entweder direkte beim Scannen, oder aber anschließend in einem Batch-Lauf in durchsuchbare pdfs umwandeln muss.

Und darauf zielt meine Frage.

Die Software, die die originalen PDFs umwandelt, führt ja eine Texterkennung per OCR durch.
Praktisch wäre es, wenn die Software so "schlau" wäre, dass sie bestimmte Informationen aus dem Inhalt des Textes herausliest, und diese dann in den Dateinamen integriert.

Beispiele wären unter anderem:

• Datum des Dokumentes

dies sollte ja relativ einfach machbar sein

• Absender

Das könnte aus dem Logo des Briefes oder aus der Absenderadresse gelesen werden

• Inhalt

Per schlauem Algorythmus wäre es ja auch denkbar, dass man aus dem Inhalt des Dokumentes ein sprechendes Schlagwort generiert. Was weiß ich, zum Beispiel "Versicherungen", oder "Auto", "Banken" oder, oder, oder.

Dazu noch das Scandatum als Zeitstempel hinten dran, und fertig.

Ein von der Software generierter Dateiname könnte also zum Beispiel so aussehen:
Docdate20190801#Versicherungen#Skandia#Scandate202 00820.175512.pdf

Wenn man direkt beim Scannen oder im Nachhinein bei der Umwandlung so einen Algorythmus hätte, würde man sich sehr viel Arbeit sparen.

Natürlich wird das nicht bei jedem Dokument 100% sinnvolle Ergebnisse liefern, aber eine Hilfe wäre es ganz bestimmt.


Es gibt ja auch Software, die aus einem Foto einer Rechnung die Bankdaten identifiziert, und automatisch Online-Überweisungen durchführt.
Sogar schon vor über 20 Jahren, gab solche Systeme, deren Funktionsumfang noch viel weiter ging. Zu meinen Studienzeiten (Mitte bis Ende der 90er) hab ich in einer Zeitarbeitsfima gejobbt, da hatten die eine Software, die hat die Bewerbungen der potenziellen Zeitarbeitskräfte gescannt, und daraus automatisch Profile mit deren Qualifikationen erstellt. Die wurden dann in eine Datenbank geschrieben, und darin konnte man dann die geeigneten Kandidaten suchen. Das hat schon damals ziemlich gut funktioniert, und es ist weit über 20 Jahre her.

Also ich bin mir eigentlich sicher, dass es sowas gibt, man muss es nur finden.

Und bestimmt haben die vielen Leute hier auch das Problem gehabt und vielleicht schon elegant gelöst!

Freu mich auf zahlreiche Tipps, und schicke schon mal vorweg ein herzliches Danke in die Runde!

Viele Grüße,

Björn