[bjoern_krueger]

Moin Leute!

Hier mal ein Thema, was nun gar nichts mit Fotografieren zu tun hat, aber dafür ist dieser Bereich ja gedacht.

Da ich gerne ausführlich schreibe, stelle ich vorab die Frage, danach beschreibe ich dann die Hintergründe. So kann der Leser gleich entscheiden, ob er sich den langen Text antun will oder nicht.

Also die Frage lautet:
Gibt es eine Software, mit der man relativ einfach seine privaten Dokumente (Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Verträge etc.) einscannen und verwalten kann?

Das Programm soll mich dabei unterstützen, die Flut an Dokumenten zu strukturieren und durchsuchbar zu machen.

Es darf auch ruhig etwas kosten (max 100€), das ist es mir auf jeden Fall wert. Lieber zahle ich etwas, als mich über nervige Werbung zu ärgern. Außerdem gibt es dann eher einen Support als bei Freeware-Software.

Ich habe natürlich schon selbst recherchiert, es gibt sehr viele sog. Dokumenten Management Systeme (DMS), die genau für diesen Zweck geschaffen sind. Allerdings ist die Auswahl wie immer sehr unüberschaubar. Es gibt für die meisten Programme kostenlose zeitlich beschränkte Testversionen, aber wer hat schon Zeit, mehrere Programme auszuprobieren?

Daher hoffe ich, hier vielleicht jemanden zu finden, der mit sowas schon Erfahrung hat, und mir einen entsprechenden Tipp geben kann.
Wir Fotografen sind ja von Natur aus eher strukturierte Menschen, sonst würden wir ja unsere Fotos nicht wiederfinden. Daher könnte ich mir vorstellen, dass ich nicht der einzige bin, dem regalmeterweise Ordner auf den Geist gehen.



So, nun noch ein paar Details:
Die Grundlage für alles ist ja erstmal, dass man die Dokumente digitalisiert.
Einen dafür geeigneten Scanner (Brother ADS1700W) habe ich mir heute gekauft. Der ist sehr kompakt, kann in einem Rutsch beidseitig scannen (ca. 25 S/Min), hat einen automatischen Einzug und er lässt sich per WLAN auch ohne PC betreiben.
So ist es leicht möglich, ohne PC Dokumente zu scannen, und diese gleich in einem Netzwerkordner abzulegen, wo sie dann später verarbeitet werden können.
Dafür würde ich meine Synology NAS nehmen, oder einfach einen USB-Speicher an meiner Fritzbox. Darauf kann man sehr leicht zugreifen, ohne groß was konfigurieren zu müssen.

Die Digitalisierung erfolgt nun in zwei Schritten:
1.)
Digitalisierung der vorhandenen Dokumente (ca. 20 prall gefüllte Ordner)
Das wird eine Fleißarbeit, muss aber gemacht werden. Das bietet auch gleich die Gelegenheit, den ganzen Kram mal auszumisten.

2.)
Erfassung von neuen Dokumenten
Ich stelle mir das so vor:

• Es kommt ein Brief per Post

• ich öffne den Brief, lege ihn in den Scanner und scanne ihn ein. Da das ohne PC funktioniert, sollte das in Sekunden erledigt sein

• Der Brief landet automatisch im Netzordner

• Das Original landet im Müll (evtl. vorher noch in einer Ablage, falls beim Scannen was schief gegangen ist)

• irgendwie 1x pro Woche schaue ich in den Netzordner, und lege die Dokumente entsprechend ab, bzw. die Software macht das.

Grundsätzlich könnte man die gescannten Dateien natürlich einfach mit einem sprechenden Namen versehen und in einen passenden Ordner ablegen.
Aber mittels der gesuchten Software sollte das besser und komfortabler funktionieren.

Folgende Funktionen würde ich mir wünschen:

• das Allerwichtigste: Komfortable Kategorisierung

Wichtig wäre, ein Dokument mehreren Kategorien zuordnen zu können. Ein Brief von der KFZ-Versicherung passt sowohl zu "Versicherungen" als auch "Auto".
Kategorien sollten auch verschachtelt werden können, also z.B. "Auto > Versicherungen" oder "Versicherungen > Auto".
Im Grunde würde es reichen, alle Dokumente physisch in einen einzigen Sammel-Topf zu speichern, und mit Verweisen zu arbeiten. Also einfach ein Dokument per Maus auf seine Kategorie(n) ziehen, wo dann Verweise auf das Dokument erstellt werden.
Dieser Sammeltopf wäre dann das Netzlaufwerk, in den der Scanner die Dateien schiebt.
Das Programm müsste dann im Sammeltopf die noch nicht zugeordneten Dokumente hervorheben oder irgendwie separat darstellen. Das ginge auch über einen Filter "unzugeordnete Dokumente" oder so ähnlich.

• Durchsuchbarkeit

so wird die Rechnung des alten Druckers schnell gefunden, auch wenn man nicht mehr weiß wann und wo man ihn gekauft hat

• Schlagworte

bei ordentlicher Kategorisierung eigentlich nicht unbedingt nötig


Wie gesagt, es darf gerne etwas kosten, ich will nur nicht mehr dicke Ordner durchsuchen und so viel Platz und Lebenszeit verschwenden.

Jemand ne Idee?

Danke und viele Grüße,

Björn