Nach meinem Kenntnisstand ist das mit Excel nicht nötig. Wenn aber sowieso MS-Office vorhanden ist, so hilft Access weiter. Wenn man eine neue Tabelle mit dem Assistenten erstellt, dann kann man sogar gleich das Foto auswählen. Mit Hilfe des Formularassistenten gelingt eine bequeme Übersicht.
Eigentlich kann man mit Access sowieso Datensätze viel toller verwalten, es sieht am Anfang nur etwas chaotisch aus