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Ich mache (auf dem Mac) seit ein paar Jahren mit Devonthink. Anfang hatte ich auch noch getagt / verschlagwortet, aber die Textsuche innerhalb vom PDF ist so gut, das ich mir die Zusatzarbeit erspare.
Ohne OCR ist das allerdings alles nicht machbar. Die ist bei Devonthink dabei. Ein Scan ohne Text ist ja nur ein "Foto". Da würde ich ja gar nichts finden. DT gesichtet sogar bei der Suche nach irgendeinem Algorithmus die Fundstellen und die Trefferquote ist ziemlich hoch. Mittlerweile importiere ich sogar meine Mails in eine Datenbank.
Innerhalb der Datenbank lege ich Gruppen an. Die verhalten Sie wie Ordner. Da hinein sortiere ich die Dokumente. Es lassen sich auch Verweise anlegen (Auto / Versicherung / Werkstatt etc.). Ich kann die ganze Datenbank auch so exportieren, das alle Dokumente in Ordner exportiert werden, die der Datenbankstruktur entsprechen. Das war mir wichtig. Ich will mich nicht darauf verlassen, das eine Software die nächsten 20 Jahre existiert.
Mein Papierberg hat sich um 95% reduziert. Ich scanne (Fujita Scansnap) auch nach und nach alle alten Sachen ein und was nicht als Original benötigt wird, wird geschreddert.
Wichtig a) Es kommt nichts in die Cloud.
Wichtig b) Sollte ich mal überlegen, was in die Cloud zu speichern, gilt a.
Wichtig c) Datensicherung. Automatisch, doppelt mit getrennten Systemen/Software. Kein Backup, kein Mitleid.
Alles gute bei deinem Vorhaben
Michael
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