Ich benutze auf dem Mac
EagleFiler, um meine Mails (inklusive Attachments) zu archivieren. Etwas Entsprechendes gibt es garantiert auch für Windows.
Das hält das Mailprogramm und die Postfächer schlank und bietet zahlreiche Such- und Sortierfunktionen.
Die Archivdatei kann dabei an einer beliebigen Stelle liegen und wird regelmässig und zuverlässig durch Backups gesichert.